1/3 Tietosuoja opetustyössä – webinaari 18.2.2021
1/3
Aallon oppimispalvelujen lakimies Anna Johansson ja tietosuojavastaava Anni Tuomela pitivät 18.2.2021 webinaarin, jonka aiheena oli tietosuoja opetustyössä. Webinaari järjestettiin suomeksi ja sama tilaisuus tullaan järjestämään keväällä myös englanniksi. Tulevat webinaarit löytyvät Workdaysta.
Webinaarissa käsiteltiin opetuksen tietosuojaa esimerkiksi 10 tyypillisimmän väärinkäsityksen kautta. Teemme nyt pikaisen, kolmiosaisen katsauksen näihin väärinkäsityksiin.
1. “EN KÄSITTELE HENKILÖTIETOJA TYÖSSÄNI”
Opetustyössä on vääjäämättä tekemisissä opiskelijoiden henkilötietojen kanssa. Henkilötiedot tarkoittavat luonnolliseen henkilöön yhdistettävissä olevia tietoja, kuten opiskelijoiden yhteystietoja, tehtäviä ja arvosanoja. Esimerkkejä opetustyössä päivittäin käsiteltävistä henkilötiedoista ovat opiskelijan sähköpostiosoite, opiskelijanumero, nimilistat, tehtävät ja arvosanat.
Yliopistolaisten oikeudet käsitellä henkilötietoja perustuvat yliopiston lakisääteisiin velvoitteisiin ja tehtäviin.
Tutkinto-opiskelijan ja Aallossa työsuhteessa olevan opiskelijan henkilötietoja käsitellään erillään toisistaan, sillä käyttötarkoitukset ovat erit. Pidäthän myös mielessä, että jos suunnittelet käyttäväsi opiskelijoiden henkilötietoja jossain muussa yhteydessä, esimerkiksi tutkimustarkoitukseen, käsittelyperusteena ei ole enää lakisääteinen opetusvelvollisuus vaan tarvitset siihen erillisen tutkimusluvan.
Kyllä, lähes jokainen aaltolainen käsittelee henkilötietoja työssään.
2. “KANNATTAA SÄILYTTÄÄ TIETOJA KAIKEN VARALTA”
Opetustyössä tietoa kertyy mm. opetuksen tietojärjestelmiin, kuten
oppimisympäristöihin tai opintorekistereihin. Tietojen säilyttämiseen
“toistaiseksi” ei ole perusteita joten usein tietojen poistaminen kurssin päättymisen ja arvosanan tallentamisen jälkeen on aiheellista.
Tietojen säilyttämistä ohjaavat sekä lainsäädäntö että Aalto–yliopiston tiedonohjaussuunnitelma(TOS). Kannattaa tutustua ainakin opetustyöhön liittyviin TOS kohtiin Aallon verkkosivulla.
Eli kerää vain tarpeellista tietoa, hävitä läsnäoloa koskevat tiedot, kun
niille ei enää ole tarvetta ja noudata TOS mukaisia säilytysaikoja
esimerkiksi tenttivastausten säilytyksessä.
3. “TIETOTURVAKYSMYKSET EIVÄT KUULU OPETUSHENKILÖSTÖN VASTUULLE”
Vastuu tietoturvan toteutumisesta Aallossa on viime kädessä Aalto-yliopiston vastuulla, sillä toimiihan yliopisto kaikkien Aallossa yhteisesti käytössäolevien opiskelijarekisterien rekisterinpitäjänä.
Tämä tarkoittaa sitä, että opetushenkilöstön valinnat tietoturvaan liittyvistä
palveluista ja järjestelmistä tulee olla linjassa yliopiston linjan kanssa.
Huolehdithan, että opetuskäytössäsi olevat digitaaliset palvelut noudattavat
tietoturvavaatimuksia. Jos olet yhtään epävarma siitä, mitä esimerkiksi ulkoiset palveluntarjoajat sinulle lupaavat, ole yhteydessä Aallon tietosuojavastaavaan
Anni Tuomelaan tai IT:n tietoturvaan.
Tietoturvan noudattaminen on meidän kaikkien aaltolaisten vastuulla.
