Digitaalisen tiedonhallinnan haasteita (päivitetty 13.4.2011)

Siirryin tämän vuoden tammikuun alussa tutkimuksesta hallinnon eli palveluiden puolelle. Kolmen kuukauden jälkeen olen huomannut aaltolaisten ehkä kovimmaksi haasteeksi selviytymisen päivittäisestä informaatioliikenteestä. Meillä on onneksi suhteellisen toimivia järjestelmiä (kuten kalenteri), joiden avulla yhteistyön koordinointi voidaan toteuttaa ja samalla luoda edellytyksiä töiden järkeistämiselle. Tästä huolimatta edessä on vielä valtavasti työtä, varsinkin kielipäätöksen jälkeen: Aallon virallisia toimintakieliähän ovat nyt suomi, ruotsi ja englanti.

Mielestäni ei ole järkevää, että työntekijät velvoitetaan omaksumaan kulloinkin päätetty ohjelmisto tai palvelu, mikäli se ei todella vastaa työntekijän tarpeita. Toteuttamisen pitäisi perustua tutkijoiden, opettajien ja muun henkilökunnan väliseen informaatiovirtaan, joka puolestaan perustuu työssä kehittyneisiin ja järkeviksi havaittuihin prosesseihin. Seuraavaksi ehdotus työkalujen valitsemiseksi kulloiseenkin tarpeeseen.

Sähköpostitse lähetetty viesti on tarkoitettu vain vastaanottajille eikä sitä tulisi sellaisenaan jakaa edelleen kolmansille osapuolille. Siksi kannattaa harkita sekä vastaanottajat että kopionsaajat: voisiko jonkun jättää pois? Lähettäjä tekee rajauksen, jota vastaanottajien tulisi kunnioittaa. Tämä on sähköpostiviestin etu, vahvuus ja rajoite. Lisäksi on kätevää (ja usein myös pakollista) käyttää yhtä osoitetta työasioihin ja toista yksityisasioihin. Kolmannenkin osoitteen hankinta yleensä kannattaa, sitä voi käyttää erilaisten nettipalveluiden kirjautumisessa yms. Tällöin saa tehokkaasti vähennetty työ- ja yksityispostin roskapostia. Sähköpostin otsikon tulisi liittyä viestin sisältöön: tämä helpottaa vastaanottajan tiedonhallintaa.

Postituslistojen kautta voi ja kannattaa jaella informaatio, jonka leviäminen laajemmalle ei ole kenellekään vahingoksi. Monen postituslistan viesti muuttuu lähettämisen jälkeen julkiseksi. Tiedätkö muuten sinä, mihin postituslistalle lähettämäsi viesti päätyy? Osaatko liittyä listalle ja poistua listalta kyselemättä listalaisilta oikeaa tapaa?

Yhteisön tai yrityksen “kotisivulle” tai laajemmalle verkkosivustolle kannattaa laittaa pohdittua, ajantasaista ja tarkistettua perustietoa. Oikoluku ei ole pahitteeksi. Useimmat sivut toimivat myös portaaleina, joten linkkien avulla saa laajennettua sivunsa hyödyllisyyttä vierailijalle tai kestokäyttäjälle. Elokuvantaju, http://elokuvantaju.uiah.fi/

Blogi soveltuu loistavasti pohdiskeluun, ajankohtaisten asioiden kommentointiin ja näkemysten esittelyyn. Blogissa kannattaa kirjoittaa omalla nimellään tai vakiintunella nimimerkillä. Esimerkiksi tässä “Learning to Learn” -blogissa voidaan sivuta asioita, joihin virallisemmilla OOP-sivuilla ei kannata kajota.

Myös tutkimushankkeiden kannattaa perustaa blogi nopeaa tiedotusta varten:

Wiki on verkkosivusto, jonka sisältöä käyttäjät voivat itse muokata haluamallaan tavalla, usein ilman sivustolle kirjautumista. http://fi.wikipedia.org/wiki/Wiki
Vuorovaikutteisuus ja muutosten tekemisen yksinkertaisuus tekevät wikistä tehokkaan yhteisöllisen kirjoittamisen työkalun. Termillä wiki voidaan myös viitata yhteistyöohjelmistoihin, jotka helpottavat wiki-verkkosivustojen käyttöä.
OOPA:lla on tällä hetkellä kaksi wikiä:

Sosiaalinen media (useimmille ehkä “Facebook”) tarkoittaa verkkoviestintäympäristöjä, joissa jokaisella käyttäjällä tai käyttäjäryhmällä on mahdollisuus olla aktiivinen viestijä ja sisällöntuottaja tiedon vastaanottajana olon lisäksi. Facebook (ja vastaavien) kautta kannattaa mainostaa julkaisuja, kursseja ja seminaareja!

Tiedostojen jakeluun on monta palvelua, joista pitää vain valita sopivin (muista tietoturva!). Sähköpostin liitteet kannattaa unohtaa ja siirtyä “pilveen”! Kehkeytykseen ja yhteiskirjoittamiseen voi käyttää esimerkiksi Google Docsia, https://docs.google.com/

Työryhmän sisäiseen käyttöön tarkoitettuja esityksiä (“powerpoint”) voi jakaa kätevästi DropBoxin avulla, https://www.dropbox.com/. Dropboxin tietoturva on sen verran ongelmallinen, ettei kovin sensitiivistä aineistoa kannata ko. palvelun kautta jakaa.

Diaesityksen voi ladata myös Slideshareen, http://www.slideshare.net/
Tällöin esitys on kaikkien halukkaiden saatavilla, http://www.slideshare.net/araike/dfa-jan2010-raike-3044961

Videoiden jakeluun voi käyttää joko Vimeo- tai YouTube-palvelua,

Valokuvat joko flickr-palveluun, http://www.flickr.com/ tai Picasaan. Tosin kannattaa miettiä jälleen kerran, mitä jakelee (yksityistä ja sensitiivistä aineistoa ei ehkä koskaan kannata laittaa nettiin, http://www.flickr.com/photos/rumaquva ). Picasa on kätevä, mikäli on ottanut käyttöönsä google-tilin, https://picasaweb.google.com/

Doodle sopii erinomaisesti kokous- ja tapaamisaikojen haarukointiin.

Yllä lueteltujen lisäksi on toki monia muitakin palveluita, mutta luetellut palvelut ovat osoittautuneet suhteellisen turvalliseksi (tosin tämä on hyvin häilyvä käsite Internet-jakelussa) ja varmoiksi. Silti perussääntö on edelleen sama kuin aina: Mieti ensin, mitä ja missä julkaiset!

PS: http://www.truecrypt.org/ is your friend for all data encryption needs!

Posted by Antti

About Antti

Aalto People, Antti Raike: https://people.aalto.fi/index.html#antti_raike
This entry was posted in Uncategorized and tagged , , , . Bookmark the permalink.

3 Responses to Digitaalisen tiedonhallinnan haasteita (päivitetty 13.4.2011)

  1. Anna J says:

    Hei Antti,

    Selkeä yhteenveto eri viestintätapojen käyttökelpoisuudesta kulloiseenkin tilanteeseen! Sähköposti ei todellakaan ole paras mahdollinen tapa kaikkiin tilanteisiin. Sellaisten ihmisten kuin minun houkuttelu käyttämään muita tapoja on haastavaa (sähköposti on vanha tuttu ja pitää tulla jokin työntävä voima, että opettelee muita tapoja). Sama markkinointi ei toimi kaikille. Esim. facebook-ratkaisujen hehkutus ei sovi sosiaalinen media -allergikoille. Vai saako enää olla tykkäämättä sosiaalisesta mediasta? Onko se sellainen tosiasia, missä on vain oltava kelkassa? Ihmisen täytyy myös uudistua ja sopeutua, jos maailma muuttuu.

    Anna

  2. Kride says:

    Hyvä Antti, hieno lista! Noiden sosiaalisten medioiden osalta meillä on tästä päivästä alkaen tarjolla mainio tiedonhallintaratkaisu: http://www.differenttack.com Toistaiseksi vain Noksulle ja Twitterille, mutta silti 😀 [tämä oli häpeämätön mainosviesti, kiitos ja anteeksi!]

  3. Anneli says:

    Hei,

    kiitos Antti!

    Todella hyviä etikettiohjeita – näitä soisi muidenkin kuin oopalaisten noudattavan! Näin toimien meidän kaikkien infoähky helpottuisi.

    Perehdynpä näihin etukäteen – jossain välissä – hyvä ajatus, että esittelet livenä näitä jossain tulevassa oopan palaverissa – otetaan käyttöön ne, mitkä oikeasti meidän työtä helpottaa.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *