Arkistot kuukauden mukaan: marraskuu 2016

Sähköpostitetris

Moni meistä tutkijoista ja professoreista tuskailee jatkuvan aikapulan kanssa. Laskennallinen 1600 tuntia tuli täyteen jo lokakuun puolella, mutta silti on vielä aika paljon töitä jäljellä ennen kuin voi avata uudenvuoden shamppanjat. Aikaa ei millään tunnu riittävän kaikkeen ja valitettavasti usein pitkäjänteistä keskittymistä vaativa syvällinen tutkimustyö jää päivittäisten velvoitteiden jalkoihin, tai ainakin sellainen olo minulla on aivan liian usein.

Yksi viheliäisimmistä asioista on sähköposti ja ennen kaikkea sen käyttökulttuuri. Sähköpostin inbox täytyy hurjaa vauhtia ja kollegani prof. Lauri Savioja vertasikin postitulvaa loistavasti tetriksen peluuseen. Viestejä tippuu tasaisen tappavaa tahtia ja juuri kun saa homman haltuun ja tärkeät viestit käsiteltyä tulee yksi hankala, jonka seurauksena inbox-laatikko jälleen täyttyy ääriään myöten. Me käytämme päivästämme usein leijonanosan sähköpostin ääressä ja se ei todellakaan ole luovaa ja tehokasta työtä. Sähköpostin lähettäminen, varsinkin suurelle joukolle, on aivan liian helppoa. Lyhyt viesti isolle joukolle voi tuhota yhteensä päiväkausia työaikaa.

Yliopistojen tehostamisen ja YT-neuvotteluiden myötä palvelu- ja tukihenkilöstöä vähennettiin ja palveluja keskitettiin. Tämä voi näyttää paperilla hyvältä ja toimivalta ratkaisulta, mutta lisää edelleen sähköpostitulvaa. Ennen käveltiin laitoksen sihteerin luokse kysymään neuvoa, joka yleensä tuli hetkessä. Nyt lähetetään ”tiketti” jonnekin sopivaan palveluosoitteeseen ja odotellaan, että joku reagoi. Joskus saa odotella päiviä. Sitten tulee vastaus henkilöltä, jota ei ole koskaan tavannut. Entisistä työkavereista tukipalveluissa on tullut kasvottomia tikettejä. Ja juuri kun oppii yhdet kasvot tiketin takana, niin hän siirtyy tai hänet siirretään toisiin tehtäviin.

Kolmas aikasyöppö on jatkuva kehittäminen ja organisaatioiden myllääminen, josta on tullut myös akateemisessa maailmassa pysyvä olotila. Meidän laitoksella listattiin työryhmiä ja komiteoita, joissa joku laitoksen professoreista istuu. Listan pituus oli suunnilleen samanpituinen kuin vanhan matriisiprintterin riisin paksuinen jatkuva paperiliuska. Ei ihme, että professoreilla on jatkuva kiire palaverista toiseen. Jostain syystä yliopistolakiuudistuksen jälkeen yliopistoihin tuli todella moniportaiset ja -syiset organisaatiot, joita nyt sitten yritetään muokata paremmiksi. Oikea suunta olisi mielestäni pyrkiä hävittämään organisaatiohimmelit ja allekirjoitusmatriisit, miksi aiemmin selvittiin loistavasti ilman niitä?

Insinöörinä tietenkin yritän miettiä, että miten nämä ongelmat voisi poistaa, jotta aikaa jäisi enemmän opetukseen ja tutkimustyöhön. Sähköiset järjestelmät eivät ainakaan ole ratkaisu, niitä on jo nyt kymmeniä. Kun niitä käyttää harvoin niin ne vain hidastavat asioiden hoitamista. Myöskään sähköpostin korvaaminen muilla viestipalveluilla ei toimi, koska silloin pitäisi jatkuvasti olla monta sähköistä kanavaa auki ja keskittyminen olisi entistä hankalampaa. Ratkaisua en sitten keksinyt, pitäisiköhän ratkaisun löytämiseksi perustaa työryhmä? 😉