Case Helsingin kaupunki: Suunnitteluttaminen

Lotta Suominen Helsingin kaupungilta johdatti meidät 9.10. ja 16.10. suunnitteluttamisen ja hankintojen mielenkiintoiseen maailmaan Helsingin kaupungin näkökulmasta. Osansa saivat myös Helsingin kaupungin organisaatiomuutos sekä kiinnostavat jälkipohdinnat eräistä toteutuneista hankkeista.

Organisaatio

Helsingin kaupunkiorganisaatio on kokenut suuria muutoksia viime vuosina. Muutokset vaikuttavat myös maisema-arkkitehdin työkenttään kaupungilla. Aulaispormestari Anni Sinnemäki johtaa kaupunkiympäristön toimialaa. Vuoden 2017 organisaatiomuutoksen jäljiltä maisema-arkkitehtuuri ja maankäyttö on eriytetty eri palvelukokonaisuuksiin kaupunkiympäristön toimialalla. Kaupunkitila- ja maisemasuunnittelu -kokonaisuuteen on keskittynyt maisema-arkkitehtuurin osaaminen, mutta käytännössä yhteistyötä tehdään tiiviisti maankäyttö ja kaupunkirakenne (MAKA) – sekä liikenne- ja katusuunnittelu -palvelukokonaisuuksien kanssa. Tavoitteena on ilmeisesti ollut luoda toisiinsa linkittyneittä osaamisen keskittymiä.

Nykyisellä organisaatiorakenteella on Suomisen mukaan se haaste, ettei osaaminen ole muutoksista huolimatta keskittynyt eikä hajautunut kunnolla. Maisema-arkkitehdin osaamista on ollut vaikea keskittää, koska osaaminen soveltuu niin monelle alelle. Kaikissa kaavoissa ja liikennealueilla on ”jotain vihreää”, joten käytännössä maisema-arkkitehtia tarvitaan kaikissa palvelukokonaisuuksissa ja toisinaan myös kaupunkiympäristön toimialan ulkopuolella. Maisema-arkkitehti tekee Alueellinen suunnittelu -yksikössä aluesuunnittelua. Kullakin lisäksi omat alueensa asemakaavoituksen puolella, esimerkiksi kolme aluetta itäiseltä puolelta. Näin ollen maisema-arkkitehti ikään kuin konsultoi asemakaavoittajaa aluesuunnittelunsa ohella. Tällä hetkellä asemakaava-arkkitehteja ja liikenneasiantuntijoita on paljon enemmän kuin maisemaosaajia. Suominen koki, että eriyttämisen sijasta tulisi ajatella prosessien toimivuutta. Esimerkiksi asemakaavahanke hyötyisi prosessiin osallistuvien tahojen yhdistämisestä eri alojen osaajien eriyttämistä enemmän.

Lisäksi kuulimme viheralueisiin liittyvästä budjetoinnista sekä projektisuunnitelman tärkeydestä. Suomessa käytettävissä oleva perusrahoitus puistoille on Suomisen mukaan alhainen kansainvälisesti vertailtuna. Uusiin puistoihin investointi ja olemassa olevien puistojen kunnossapito (käyttötalouspuoli) ovat eri budjeteissa, ja jälkimmäiseen on käytettävissä puistojen pinta-alaa kohden entistä vähemmän rahaa. Peruskorjaukset kuuluvat investointibudjettiin. Myös kulloinkin tärkeäksi koetut teemat vaikuttavat investointeihin yllättävilläkin tavoilla. Tällä hetkellä pinnalla ovat esimerkiksi puistojen peruskorjaus, asuminen ja tulvasuojelu. Segregaation estäminen on viime vuosina vaikuttanut muun muassa siihen, että keskustan isot puistohankkeet ovat jääneet paitsioon. Tästä esimerkkinä mainittiin Töölönlahden puisto, joka on piirtynyt Suomisen mieleen erityisen haastavana ja poikkeuksellisena kohteena. Kilpailuun pohjautuneet asemakaava ja puistokaava kumottiin, tehdyt suunnitelmat nakattiin roskakoriin ja jo tehty investointipäätös pyörrettiin 2009 laman vuoksi. Kunnianhimoista puistosuunnitelmaa ei koettu kustannustensa arvoiseksi, vaan asemakaavan mukaisen rakentamisen toteuduttua puistosuunnittelun budjetista leikattiin tuntuva osa pyöräilyn edistämiseen.

Projektinhallinta

Kävimme lyhyesti läpi myös projektinhallintaan vaikuttavia tekijöitä. Projektilla on rajattu aikataulu ja budjetti. Eri toimijoiden (projektin asettaja eli tilaajan projektipäällikkö, johto/ohjausryhmä, konsultin projektipäällikkö, projektiryhmä) vastuut ja valtuudet on ennalta määritetty. Projekti nähdään onnistuneena, mikäli sille asetetut tavoitteet täyttyvät. Tavoitteiden täyttymisen arviointi on toisinaan haastavaa, sillä tavoitteita on usein paljon ja ne saattavat olla eri toimijoilla erilaiset. Projektin tavoitteita asetetaan yleisesti ottaen seuraavien kolmen mittarin kautta: kustannus, aika ja laatu. Eri hankkeissa painottuvat luonnollisesti eri mittarit. Esimerkiksi ydinvoimala- ja metrohankkeita on järkevämpää arvioida ensisijaisesti laadun (turvallisuus) kuin kustannusten ja ajan kautta. Tarjouspyynnöissä näiden tekijöiden painotukset ovat nähtävillä arvostelupainotuksissa. Kyynisesti todettuna usein painottuvat laadun (esteettisyys, kestävyys, viihtyisyys) sijasta resurssit (aika, kustannukset).

Projektin valmistuminen voi helposti viivästyä, jolleivat sen tavoitteet ja projektinhallinta ole kunnossa. Viivästyksille syinä voivat olla esimerkiksi epäselvä projektin tarkoitus, ristiriitaiset tavoitteet tai heikko yhteistyö osallistujatahojen välillä. Myös projektisuunnitelman pettäminen on riskitekijä, mistä syystä saimme luennon lopuksi tehtävän luoda oma kuvitteellinen projektisuunnitelma, jossa tulisi ottaa huomioon muun muassa edellä mainittuja tekijöitä. Kuvitteellisuus teki tehtävään eläytymisen hieman hankalaksi, mutta muiden esittelemien toteutuneiden hankkeiden kuvaukset olivat mielenkiintoisia.

Suunnitteluttaminen

Suunnittelun hankinnan perustana on, että tilaaja tietää, mitä on tilaamassa. Tämä ei ole suinkaan aina itsestään selvää, mikä paistaa toisinaan läpi epämääräisistä tarjouspyynnöistä. Kun tiedetään, mitä halutaan tilata, siirrytään tietyn summan (arvio: 60 000 e) ylittäneissä julkisissa hankinnoissa tarjouskilpailuvaiheeseen. Mahdollisilta toimittajilta pyydetään tarjouksia palvelun tuottamisesta tietyin, tarkoin määritellyin ehdoin. Kun palvelun toimittaja on valittu ja suunnittelutyö tehty, tilaajan on aika seurata hankinnan toteutumista – saatiinko sitä, mitä tilattiin? Näin ollen hankkiminen on oikeastaan osa projektia, mikä ei suunnittelijalle aina hahmotu.

Helsingin kaupunki tekee osan suunnittelustaan itse, mutta Suomisen mukaan esimerkiksi kaikki puistosuunnitelmat tilataan konsulteilta. Näin ollen Helsingin kaupungilla työskentelevän maisema-arkkitehdin tehtävänä voi olla tavoitteiden määrittely sekä projektinhallinta tilaajan puolelta. Osalle tällainen ohjaava ja strateginen suunnitteluote sopii paremmin, mikä tekee työnjaosta tilaajan ja konsultin välillä luontevan.

Helsingillä, kuten muillakin suuremmilla kaupungeilla, on usein puitesopimuksia hyväksi havaittujen ja tietyt ehdot täyttävien konsulttien kanssa. Erillisiä puitesopimuksia tehdään erilaisille kohteille (esim. puistot, pihat ja leikkipuistot), mutta sama suunnittelutoimisto voi olla useammassa puitesopimuksessa (ns. ”korissa”) mukana. Puitesopimus helpottaa ja nopeuttaa suunnittelua, sillä suunnitelmat voi yhteistyökumppaneilta tilata suoraan kahden vuoden ajan. Hankkeiden kattohinta on kuitenkin 150 000e, eli tätä isommat hankkeet erilliskilpailutetaan. Puitesopimusten ulkopuolelle rajautuu pienempiä toimistoja, joilla ei ole esimerkiksi riittäviä referenssejä vaaditun laisista hankkeista. Tarkoituksena on taata tilatun työn laatu. Haasteena järjestelyssä on, että jokin kokenut ja suuri toimisto voi päätyä kaikkiin koreihin ykköseksi, jolloin toimistolle tulee aina tarjota hankkeita ensimmäisenä. Tämä aiheuttaa hankkeiden viivästymistä, sillä harvoin hankkeista kieltäydytään.

Edellä kuvatut julkisten hankintojen käytännöt suosivat hyvin usein suuria ja vakiintuneita toimistoja siinä, missä nuoremmat toimistot jäävät helposti hankintavaatimusten ulkopuolelle työn laadusta huolimatta. Puheeksi tuli niin sanottu ”musta hevonen” tai ”villi kortti”, mikä tarkoittaa pienten toimistojen arpomista tarjouskilpailuista mukaan. Tämä mahdollistaa tarjoajan kannalta hieman tasa-arvoisemman osallistumisen ja kokemuksen (hankinnoissa mitattavien referenssien) karttumisen, joskaan ei tilaajan kannalta takaa riittäviä taitoja tai tarvittavia resursseja työn tekemiseen. Esimerkkinä tilanteesta, jossa villiä korttia oli hyödynnetty, Suominen mainitsi Iso Roban ideakilpailun. Kilpailusta tuli tosin SAFA:lta negatiivista palautetta (ilmeisesti toteutuskelpoisuuteen liittyen). Neuvoksi aloitteleville toimistoille annettiin, että kannattaa verkostoitua kokeneempien toimistojen kanssa. Tarjouksiin kannattaa aina liittää mukaan pyydetty määrä referenssejä, vaikkei täysin sopivaa hanketta löytyisikään, sillä muutoin tarjous voidaan hylätä. Muutoinkin neuvottiin olemaan tarkka tarjouspyynnön noudattamisen suhteen. Ei kannata kikkailla luovasti tai tarjota liian alhaisella hinnalla, sillä nämä ovat mahdollisia hylkäämisperusteita.

Kaiken kaikkiaan maisema-arkkitehdin työkenttä sekä suunnitteluttamisen ja kilpailuttamisen käytännöt selkiytyivät huomattavasti Helsingin kaupungin esimerkin kautta. Näin ollen Suomisen pitämät luennot ja tehtävät olivat mielestäni oikein hyödyllisiä ja kiinnostavia.

Leave a Reply