Julkinen sektori ulkoistaa palvelutuotantonsa ongelmia – miten päästä hallitumpaan palvelujohtamiseen?

Pääministeri Sipilän hallitus tavoittelee Sote–uudistuksen ja kuntien tehtävien sekä velvoitteiden vähentämisen avulla 4 miljardin vuosittaisia säästöjä. Sanomattakin on selvää, että näihin lukuihin ei päästä ilman merkittävää julkisen sektorin ryhtiliikettä palvelutuotannossaan.

Julkisen sektorin palveluiden tuotantotavasta käydään säännöllisin väliajoin eri palveluihin liittyen keskustelua. Keskustelu on usein kiivasta ja siihen liitetään liikaa pelkästään arvoperusteisia argumentteja. Päätöksenteon tulisi tehokkaan johtamisen ja kustannuksiltaan kestävän palvelutuotannon varmistamiseksi perustua fakta- ja järkiperusteisiin sekä todennettuihin laskelmiin.

Juuri valmistuneessa vertailevassa tutkimuksessamme olemme tunnistaneet neljä sekä yksityisellä että julkisella sektorilla hyväksi todettua käytäntöä ulkoistamispäätöksissä:

1) palvelutuotannon säännöllinen arviointi ulkoistamispotentiaalin tunnistamiseksi ennen oman palvelutuotannon ongelmien syntymistä

2) potentiaalisten palvelutuottajien tuntemus ja hyödyntäminen informaation lähteenä jo päätöksenteon aikaisessa vaiheessa, erityisesti kustannusten osalta

3) sisäisen palvelutuotannon kustannuslaskenta sekä -tietoisuus ja benchmarking muiden organisaatioiden kanssa (jo siinä vaiheessa kun ulkoistusta edes harkitaan)

4) Ulkoistustiimin muodostaminen arviointia varten ja sen osaamisen varmistaminen palvelun sisällön, kustannuslaskennan ja hankintatoimen osalta.

Yksityisellä sektorilla erityisesti tukipalveluiden ulkoistaminen on ollut vuosikymmeniä arkipäiväistä. Julkisen sektorin palvelutuotannon kehittämiseksi mallia tulisi hakea yksityiseltä sektorilta ja toisissa julkisissa organisaatioissa kehittyneistä hyvistä käytännöistä. Yksityisellä sektorilla ulkoistamispäätökset tehdään systemaattisen harkinnan tuloksena. Palveluiden ulkoistamispotentiaali tunnistetaan säännöllisen toiminnansuunnittelun yhteydessä. Tutkimuksemme perusteella julkisella sektorilla säännölliset arviointirutiinit pääosin loistavat poissaolollaan ja ulkoistamispäätökset tehdään pakon edessä tai ratkaisuna palvelutuotannon ongelmiin.

Muutokset palvelun volyymissä (merkittävä lisäys tai lasku) sekä hyvä markkinatilanne palveluntuotannossa ovat suositeltavia lähtökohtia ulkoistamiselle. Volyymivaihtelut aiheuttavat skaalautuvuustarpeen, jonka hallitseminen omassa tuotannossa, jossa asiakaskunta on rajallinen, ei ole kustannustehokasta. Jotta ulkoistamisella saavutetaan kustannus- ja tehokkuushyötyjä on markkinoilla lisäksi toimittava riittävä määrä palveluun erikoistuneita yrityksiä, joille riittää asiakkuuksia ulkoistamista harkitsevan organisaation lisäksi.

Julkista palvelua ei tule ulkoistaa, jos se pystytään itse tuottamaan yhtä tehokkaasti ja laadukkaasti kuin markkinoilla. Mistä tuotannon tehokkuuden ja laadun verrattuna yksityiseen tuotantoon voi sitten tietää? Osana ulkoistamisen harkintaa on suoritettava kustannusanalyysi, joka kattaa arvion sisäisestä tuotannon kustannusrakenteesta ja -tasosta sekä vastaavien tietojen selvittämisen markkinoilla toimivista yrityksistä. Ilman tätä voidaan tehdä kannattamattomia ulkoistamispäätöksiä, joiden peruuttaminen aiheuttaisi vain edelleen lisäkustannuksia.

Tutkimuksessamme tunnistettujen toimien soveltaminen tuo julkisen sektorin palvelutuotannon ja sen johtamisen lähemmäksi yksityisen sektorin hyväksi todettuja käytäntöjä. Palvelutuotannon nykyistä tarkempi mittaaminen, hallinta ja seuranta – ulkoistetaan tai ei – ovat edellytyksiä hallitusohjelmassa mainittujen kustannussäästöjen saavuttamiseksi. Julkisten organisaatioiden on yritysten tapaan muutettava palvelujohtamisensa reaktiivisesta proaktiiviseksi.

Kirjoitus perustuu Suvituulia Taposen ja Katri Kaupin julkaisuprosessissa olevaan tutkimuspaperiin “Service outsourcing decisions – Identifying best practices.” Suvituulia Taponen antaa mielellään lisätietoja tutkimuksesta (etunimi.sukunimi@aalto.fi, puh. 050 465 7044).

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *