Julkinen sektori ulkoistaa palvelutuotantonsa ongelmia – miten päästä hallitumpaan palvelujohtamiseen?

Pääministeri Sipilän hallitus tavoittelee Sote–uudistuksen ja kuntien tehtävien sekä velvoitteiden vähentämisen avulla 4 miljardin vuosittaisia säästöjä. Sanomattakin on selvää, että näihin lukuihin ei päästä ilman merkittävää julkisen sektorin ryhtiliikettä palvelutuotannossaan.

Julkisen sektorin palveluiden tuotantotavasta käydään säännöllisin väliajoin eri palveluihin liittyen keskustelua. Keskustelu on usein kiivasta ja siihen liitetään liikaa pelkästään arvoperusteisia argumentteja. Päätöksenteon tulisi tehokkaan johtamisen ja kustannuksiltaan kestävän palvelutuotannon varmistamiseksi perustua fakta- ja järkiperusteisiin sekä todennettuihin laskelmiin.

Juuri valmistuneessa vertailevassa tutkimuksessamme olemme tunnistaneet neljä sekä yksityisellä että julkisella sektorilla hyväksi todettua käytäntöä ulkoistamispäätöksissä:

1) palvelutuotannon säännöllinen arviointi ulkoistamispotentiaalin tunnistamiseksi ennen oman palvelutuotannon ongelmien syntymistä

2) potentiaalisten palvelutuottajien tuntemus ja hyödyntäminen informaation lähteenä jo päätöksenteon aikaisessa vaiheessa, erityisesti kustannusten osalta

3) sisäisen palvelutuotannon kustannuslaskenta sekä -tietoisuus ja benchmarking muiden organisaatioiden kanssa (jo siinä vaiheessa kun ulkoistusta edes harkitaan)

4) Ulkoistustiimin muodostaminen arviointia varten ja sen osaamisen varmistaminen palvelun sisällön, kustannuslaskennan ja hankintatoimen osalta.

Yksityisellä sektorilla erityisesti tukipalveluiden ulkoistaminen on ollut vuosikymmeniä arkipäiväistä. Julkisen sektorin palvelutuotannon kehittämiseksi mallia tulisi hakea yksityiseltä sektorilta ja toisissa julkisissa organisaatioissa kehittyneistä hyvistä käytännöistä. Yksityisellä sektorilla ulkoistamispäätökset tehdään systemaattisen harkinnan tuloksena. Palveluiden ulkoistamispotentiaali tunnistetaan säännöllisen toiminnansuunnittelun yhteydessä. Tutkimuksemme perusteella julkisella sektorilla säännölliset arviointirutiinit pääosin loistavat poissaolollaan ja ulkoistamispäätökset tehdään pakon edessä tai ratkaisuna palvelutuotannon ongelmiin.

Muutokset palvelun volyymissä (merkittävä lisäys tai lasku) sekä hyvä markkinatilanne palveluntuotannossa ovat suositeltavia lähtökohtia ulkoistamiselle. Volyymivaihtelut aiheuttavat skaalautuvuustarpeen, jonka hallitseminen omassa tuotannossa, jossa asiakaskunta on rajallinen, ei ole kustannustehokasta. Jotta ulkoistamisella saavutetaan kustannus- ja tehokkuushyötyjä on markkinoilla lisäksi toimittava riittävä määrä palveluun erikoistuneita yrityksiä, joille riittää asiakkuuksia ulkoistamista harkitsevan organisaation lisäksi.

Julkista palvelua ei tule ulkoistaa, jos se pystytään itse tuottamaan yhtä tehokkaasti ja laadukkaasti kuin markkinoilla. Mistä tuotannon tehokkuuden ja laadun verrattuna yksityiseen tuotantoon voi sitten tietää? Osana ulkoistamisen harkintaa on suoritettava kustannusanalyysi, joka kattaa arvion sisäisestä tuotannon kustannusrakenteesta ja -tasosta sekä vastaavien tietojen selvittämisen markkinoilla toimivista yrityksistä. Ilman tätä voidaan tehdä kannattamattomia ulkoistamispäätöksiä, joiden peruuttaminen aiheuttaisi vain edelleen lisäkustannuksia.

Tutkimuksessamme tunnistettujen toimien soveltaminen tuo julkisen sektorin palvelutuotannon ja sen johtamisen lähemmäksi yksityisen sektorin hyväksi todettuja käytäntöjä. Palvelutuotannon nykyistä tarkempi mittaaminen, hallinta ja seuranta – ulkoistetaan tai ei – ovat edellytyksiä hallitusohjelmassa mainittujen kustannussäästöjen saavuttamiseksi. Julkisten organisaatioiden on yritysten tapaan muutettava palvelujohtamisensa reaktiivisesta proaktiiviseksi.

Kirjoitus perustuu Suvituulia Taposen ja Katri Kaupin julkaisuprosessissa olevaan tutkimuspaperiin “Service outsourcing decisions – Identifying best practices.” Suvituulia Taponen antaa mielellään lisätietoja tutkimuksesta (etunimi.sukunimi@aalto.fi, puh. 050 465 7044).

 

Jakamistaloutta ilmassa –tarvitseeko autoa omistaa?

Oma auto on tunnetusti huonoin mahdollinen investointi. Se on käyttämättä 23 tuntia vuorokaudessa, arvo alenee tuhansilla euroilla vuodessa ja käyttämisestäkin valtio haluaa osansa, koska tunnetusti bensiinin hinnasta pääosa on veroa. Miksi siis auton omistaminen on niin tärkeää?

Vastaus on liikkuvuuden vapaudessa – omistamalla auton voit milloin tahansa lähteä minne vain. Resurssi on siis aina käytössä, lähditpä piipahtamaan kaupassa, viikonlopuksi mökille tai Lappiin lomalle. Vaihtoehtoja omistamiselle on ollut vähän. Auton vuokraaminen on ollut vaihtoehto, mutta sekin toimii parhaiten tilapäiseen tarpeeseen.

Viime vuosina jakamistalouden ja –ajattelun myötä erilaiset auton jakamiseen liittyvät ideat ovat ottaneet tulta ja ”car club”-tyyppisiä palveluja on tullut tarjolle. Ideana on, että maksamalla osallistumismaksun saat auton helposti käyttöösi varaamalla sen netistä, autoon pääsee sisälle mobiililaitteen avulla ilmoittamalla keskukselle ja sen voi noutaa kotia lähellä olevasta pisteestä. Käytön jälkeen se palautetaan samaan tai johonkin muuhun pisteeseen. Kuulostaa hyvältä!

Ehkä liiankin hyvältä, koska palvelut eivät ole levinneet vieläkään kovin laajalle. Ongelmat liittyvät saatavuuteen, koska kaikki haluavat auton samaan aikaan ja autot kertyvät väärille paikoille vääriin aikoihin.

Ajatus on kuitenkin hyvä ja sitä on laajennettu muillekin liikkumisen alueille, onhan polkupyöriä saatavissa monissa kaupungeissa vastaavalla mallilla. Voit ajaa pyörällä juna-asemalle, junalla kaupunkiin ja telineestä taas pyörä alle ja palautus kätevästi työpaikan palautuspisteeseen.

Jakamistaloudessa on siis ideaa ja sen laajennuksena ajatus liikkumisesta palveluna (mobility-as-a-service), jossa resurssin (auton, pyörän, tms) omistaminen ei ole välttämätöntä jotta resurssia voi hyödyntää. Odotamme innolla tämän toteutumista!

 

Markku Tinnilä  tutkii digitaalisen maailman ilmiöitä ja on erityisesti kiinnostunut uusista liikkumisen sovellutuksista