IT-innovaatiopalvelun prosessikuvaus

Kuten edellisessä blogi-kirjoituksessa lupasimme niin jaamme kanssanne tämän hetkisen näkemyksemme siitä millaisen prosessin avulla innovaatiopalvelu tuotettaisiin. Tämä näkemys ei ole missään nimessä lopullinen vaan haluamme parantaa ja jalostaa sitä – toivottavasti myös teidän kommenttien avulla.

Prosessissa on monta eri vaihetta, joka saattaa antaa siitä monimutkaisen kuvan mutta kaikkien eri vaiheiden toteutuksen tavoitteena on tehdä niistä mahdollisiman helpot ja kevyet. Samoin prosessien eri vaiheiden väliset viiveet minimoidaan. Vaiheidein välillä puhutaan yleensä päivistä tai korkeintaan viikoista!

IT-innovaatiopalvelun prosessikuvaus

IT-innovaatiomahdollisuuden tunnistaminen

Aalto IT pyrkii tunnistamaan asiakkaiden kanssa käydyissä keskusteluissa potenttiaalisia IT-innovaatiopalvelu mahdollisuuksia. Erityisesti IT:n asiakkuuspäälliköt tekevät tätä työtä. Loppujen lopuksi ainoa hyvä tapa saada erinomaiset IT-innovaatiopalvelun avulla toteutettavat ideat esille on kuitenkin se, että sinä idean keksijä tuot sen itse aktiivisesti esille. Jos haluat palloitella ideaasi ja keskustella voitaisiinko sitä mahdollisesti toteuttaa tämän mallin avulla niin laita rohkeasti vaikka postia osoitteeseen Teemu.Toivonen(at)aalto.fi.

Vision luominen

Toimintamallin ajatuksena on tehdä palvelun tuottaminen mahdollisimman helpoksi ja karsia kaikki ylimääräinen byrokratio pois. Jollakin tapaa sinun hieno ajatuksesi pitää kuitenkin kommunikoida muille. IT-innovaatiopalvelumallissa tämä tehdään yhdellä A4:sen pituisella dokumentilla joka vastaa lyhyesti kolmeen kysymykseen:

  1. Mikä on sinun ideasi?
  2. Miten ideasi auttaa Aalto-yliopistoa ja sen edustamaa yhteisöä?
  3. Miten ideasi toteutuksen menestystä arvioidaan?

Voit kirjoittaa tämän dokumentin itse tai yhdessä Aalto IT:n kanssa. Jos halua kirjoitusapua tai lähettää visio dokumentin niin laita rohkeasti sähköpostia (Teemu.Toivonen(at)aalto.fi).

Rahoituspäätös

Saadut IT-innovaatiopalveluiden visiot käsitellään nopeasti ja toteutettavaksi valittuja ideoida lähdetään työstämään välittömästi asiakkaan eli sinun johdollasi. Tyypillisesti rahoitusta myönnetään tässä vaiheessa sen verran, että sillä on mahdollista tehdä ensimmäinen julkaisu ja hieman kehitystä saadun palautteen perusteella.

Backlogin luominen ja alustan valinta

Kun ideallesi on myönnetty rahoitusta IT järjestää lyhyen perehdytyksen product owner roolissa toimimiseen. Tämän jälkeen pääset jalostamaan ideaasi backlogiksi IT:n avustuksella. Backlogi koostuu prioriteetti järjestyksessä kuvatuista ominaisuuksista jotka haluat toteutettavan palveluusi. Tarpeita voidaan kuvata vaikka yksinkertaisella käyttäjätarinamuodolla. Esim. “Tutkijana haluan seurata alani uusimpia uutisa helposti matkapuhelimen avulla koska työni kannalta on tärkeää pysyä ajantasalla uusimmista kuulumisista”. Siitä miten ominaisuuksia voidaan kuvata esimerkiksi käyttäjätarinoina löytyy hyvä kirjoitus täältä.

Kuvattujen ominaisuuksien perusteella IT valitsee sopivamman alustan vaihtoehdoista (Confluence tai Rails).

Ensimmäisen julkaisun tuottaminen ja palautteen kerääminen

Tuoteutus aloitetaan heti kun tärkeimpiä tarpeita on kuvattu sen verran, että niistä riittää noin kahdeksi viikoksi töitä toteuttajille. Ideasi muutetaan toimivaksi palveluksi sitä varten dedikoidun tiimin avulla. Työskentelytapahtuu Scrum-mallin mukaisesti. Product ownerin roolissa työskentelet tiimin kanssa tiivissä yhteistyössä lähes päivittäin.  Tiimi työskentelee kanssasi viikon sprinteissä. Palvelusta julkaistaan jokaisen sprintin jälkeen uusi versio, tosin ensimmäisen version työstäminen voi kestää useita sprinttejä.

Palvelusi pyritään saamaan siis mahdollisimman nopeasti käyttäjien ulottuville. Tämä mahdollistaa sen, että saat palautetta palvelusta samalla kun sitä kehitetään eteenpäin. Käyttäjät voivat myös äänestää ominaisuuksien prioriteetista tai ehdottaa uusia ominaisuuksia sinulle.

Päätös jatkorahoituksesta

Kun palvelun ensimmäinen versio on julkaistu ja se on ollut vähän aikaa tuotannossa (ja sitä on samalla kehitetty eteenpäin).  Product owner kirjoittaa lyhyen yhteenvedon siitä millaisen vastaanoton palvelu on saanut. Yhteenveto voi pitää sisällään esimerkiksi seuraavat asiat:

  • Millaista palautetta palvelu on saanut?
  • Paljonko palvelulla on käyttäjiä ja miten käyttäjämäärät ovat kehittyneet?
  • Miten palvelu on saavuttanut sille visiodokumentissa asetetut tavoitteet?
  • Halutaanko palvelulle vielä lisärahoitusta

Tämän yhteenvedon ja product ownerin pitämän demon avulla päätetään siitä myönnetäänkö projektille lisärahoitusta.

Jatkokehitys ja palautteen kerääminen

Palvelun jatkokehitys tapahtuu samalla työskentelymallilla kuin esimmäisen julkaisun tuottaminen. Jatkokehityksen lopuksi product owner tekee samanlaisen yhteenvedon kuin ensimmäisen julkaisun jälkeen.

Siirto tavalliseksi palveluksi

Kaikkia IT-innovaatiopalveluita ei vakiinnuteta vaan ainoastaan parhaat IT-innovaatiopalvelumallin mukaan tuotetut palvelut siirretään pysyviksi tuotantopalveluiksi. Gartnerin mukaan usein jopa 95 prosenttia palvelun kustannuksista syntyy vasta sen jälkeen kun projekti on ohi ja palvelu on tuotannossa. Lopullinen päätös siitä vakiinnutetaanko palvelu tavalliseksi tuotantopalveluksi tehdään Product Ownerin yhteenvedon ja esittelyn avulla.

Tämän postauksen ovat kirjoittaneet Teemu Toivonen (Aalto IT:n sovelluspalvelualueen päällikkö) ja Miikka Roine (Aalto IT, Senior Web Specialist). Päivitämme tätä blogia säännöllisesti, mutta pyrimme saamaan tänne myös jonkun vierailevan kynän välillä.