Ongelmat ja esteet ovat lahjoja – jos niitä käsitellään oikein

Meidän kaikkien työssä tulee vastaan ongelmia ja esteitä. Usein nämä esteet tulevat tielle vielä harmilliseen aikaan, eli juuri silloin kun pitäisi saada jotain valmiiksi. Tällöin niihin useimmiten suhtaudutaan negatiivisesti ja pyritään kiertämään ne tavalla tai toisella. Niitä ihmisiä, jotka ovat poikkeuksellisen kyvykkäitä kiertämään ongelmia, pidetään esimerkillisinä työntekijöinä. Heidän harteilleen usein jopa sovitellaan sankarin viittaa. Tässä ei tietenkään sinällään ole mitään pahaa. Tällaista toimintaa tarvitaan organisaatioissa ihan samalla tavalla kuin sairaalat tarvitsevat ensiapulääkäreitä. Sairauksien hoitamiseen tarvitaan kuitenkin myös muita toimenpiteitä ensiavun lisäksi.

Osallistuin hiljattain Lean Software and Systems – konferenssiin. Yksi konferenssin keskeisistä teemoista oli mikä erottaa tehokkaat organisaatiot muista? Vastaus oli yllättävän arkipäiväinen. Keskeisenä erottavana tekijänä oli suhtauminen ongelmiin. Tehokkaimmat organisaatiot pyrkivät aktiivisesti välttämään ongelmien kiertämistä ja suhtautuivat niihin yllättävän positiivisesti. Toyotassa tämä oli viety jopa niin pitkälle, että siellä suhtaudutaan ongelmiin lahjoina.  He näkivät ongelmien esiin tulemisen äärimmäisen positiivisena asiana, koska se tarjosi organisaatiolle mahdollisuuden ratkaista ongelmia ja siten kehittää omaa toimintaansa eteenpäin. Ongelmien kiertämisen he näkivät negatiivisena ilmiönä, koska se esti ongelmaa nousemasta esille organisaation tietoisuuteen, jossa se voitaisiin ratkaista. Organisaationa he olivat valmiita menemään hyvinkin pitkälle saadakseen ongelmia nousemaan esille, ja he olivat luoneet tätä ajattelua tukevan kulttuurin.

Ongelmien esille tuominen ei tietenkään sinällään kehitä organisaatiota eteenpäin. Lisäksi organisaatiolla pitää olla hyvä kyky ratkaista niitä. Tämä olikin toinen asia, joka erotti parhaiten suoriutuvat organisaatiot muista. Parhailla organisaatiolla oli kyky ratkaista ongelmia systemaattisesti ja tehokkaasti läpi koko organisaation. Tehokas ongelmanratkaisu pohjautuu PDCA-syklin sisäistämiseen ja sen mukaan toimimiseen. Tässä meillä on yliopistona iso etu moniin muihin organisaatiohin verrattuna. Meidän pitää vain pystyä hyödyntämään tämä osaaminen tehokkaasti.

Miten sinä suhtaudut ongelmiin?

Otimme hiljattain Aalto IT:n palvelutuotannossa käyttöön mallin, josssa kaikilla ryhmillä on “estelista”. Tälle listalle tiiminvetäjä kerää aktiivisesti kaikki tiimin toiminnassa esille nousevat esteet, joita yritetään sitten ratkoa yhdessä. Tämän avulla pyrimme luomaan toimintatapaa, jossa ongelmat tuodaan rohkeasti esille positiivisina asioina ja niitä ratkaistaan yhdessä. Kaikkia ongelmia ei voida tietenkään ratkoa tiimitasolla. Tämän vuoksi tiimitasolta esiin nousevia ongelmia käsitellään säännöllisesti myös palvelualueiden ja palvelutuotannon johdon palavereissa. Kyseessä on uusi toimintamalli, mutta toivomme sen osaltaan auttavan meitä suhtautumaan ongelmiin lahjoina, joiden avulla organisaatio voi kehittyä eteenpäin.

Teemu Toivonen