Mihin henkilöstökyselyä tarvitaan?

Ideaalimaailmassa henkilöstökyselyjä ei tarvittaisi: esimiehet ja työnantaja olisivat jatkuvassa kanssakäymisessä muun henkilöstön kanssa ja tietäisivät koko ajan missä mennään, minkälainen on työilmapiiri, miten töitä tehdään ja millaisia tuloksia saavutetaan. Valitettavasti isot organisaatiot eivät yleensä ole täydellisiä tässä suhteessa. Niissä johdon ei ole mahdollista olla jatkuvasti läsnä ja tietoinen kaikista eri puolilla organisaatiota tapahtuvista asioista. Toisaalta työyhteisössä usein arastellaan kaiken kiireen keskellä ehkä pieniltä tuntuvien, mutta työn tekemisen kannalta merkityksellisten asioiden esiin nostamista.

Henkilöstökyselyt on rakennettu tähän käytännön tarpeeseen. Niitä järjestetään, jotta organisaationa saisimme lisätietoa työskentelyilmapiiristä, tavoista tehdä töitä, johtamisesta sekä ihmisten tyytyväisyydestä tai tyytymättömyydestä.  Henkilöstökyselyitä voidaan hyödyntää selvitettäessä tehtyjen päätösten vaikutuksia, prosessien tai käytäntöjen tehokkuutta ja organisaation oppimista.  Niiden avulla on myös mahdollista löytää muutoin näkymätön tyytymättömyys – ja ryhtyä toimenpiteisiin sen poistamiseksi.  Kyselyjen avulla voidaan myös selkeyttää henkilöstön motivaation ja sitoutumisen lähteitä sekä kehittää niihin liittyviä tekijöitä edelleen. Lisäksi kyselyt antavat käytännön tietoa käsillä olevista sekä henkilöstön mielestä tarpeellisista muutoksista.

Henkilöstökyselyn antama tieto on erityisen arvokasta silloin, kun se johtaa keskusteluun ja toimintaan.  Kyselyiden tavoitteena ei ole tulosten vertailu muihin yksiköihin tai ryhmiin, vaan oman toiminnan kehittäminen.  Paras keino aloittaa tulosten analysointi on järjestää keskustelutilaisuus, jossa kyseisen ryhmän jäsenten on mahdollista pohtia, mistä tulokset kertovat tai eivät kerro.  Joskus tärkein keskustelu syntyy siitä, että koetaan tulosten olevan ”vääriä” – ne eivät olekaan sitä, mitä itse odotimme. Keskustelua kannattaa ohjata niin, että se johtaa kehitys- ja toimenpide-ehdotuksiin. On tärkeää antaa aikaa erilaisten näkemysten esittämiselle ja tunteiden purkamiselle, mutta toisaalta on varmistettava, että keskustelu myös johtaa konkreettisiin kehitystoimiin. Tärkeitä toimenpiteitä on syytä olla vain muutama, jotta niihin voidaan sijoittaa aikaa ja resursseja, ja siten saada ne toteutetuiksi. Onnistumista voidaan sitten mitata seuraavassa henkilöstökyselyssä.

Aalto-yliopistossa toteutettiin toukokuussa henkilöstökysely, jonka Aalto-tasoiset tulokset on juuri julkaistu sisäisesti. Niiden perusteella tilanteemme on muutoksen keskellä kohtuullinen, vertailussa muihin kotimaisiin yliopistoihin olemme hieman keskiarvoa parempia useimmilla mitatuilla alueilla. Työsarkaa kuitenkin riittää esimerkiksi työmäärien, työnhallinnan ja johtamisen alueella, ja niihin tulemme syksyllä pureutumaan tarkemmin. Tulosten tarkentaminen jatkuu ja elokuussa tulevat koulujen ja niiden sisällä olevien yksiköiden tulokset. Tulosten käsittelemiseksi kouluissa, laitoksilla ja ryhmissä järjestetään työstämistilaisuuksia, joihin toivomme jokaisen osallistuvan. Nämä tilaisuudet ovat ainakin yhtä tärkeä tilaisuus vaikuttaa kuin itse kyselyyn vastaaminen.

Hanna-Leena Livio