Insiden kehitystyö: ihmiset ja osaaminen näkyviin

Aallon intranetin eli Insiden roolista on tehty selvitystyö, jonka loppuraportti on luettavissa Insidesta https://inside.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=27044530 ja varsinainen loppuraportti PDF-muodossa, johon viittaan jatkossa.

Voin olla samaa mieltä selvitystyössä saaduista tuloksista. Www-sivusto www.aalto.fi on näyteikkuna maailmalle, kun taas Inside kattaa organisaation sisäisen viestinnän ja tietovarannot. Minustakin Inside on nykyään mainettaan parempi, mutta tässä voi olla mukana aktiivisen toimijan harhaa: kirjoitan Insideen ja luulen tuntevani myös matriisiorganisaation rakenteen kouluineen, laitoksineen ja palveluyksikköineen. (Kuulin kiltahallituksessa opiskelijoiden pohtivan Inton ja Insiden eroa sekä navigointia Intossa. Opiskelijalle voisi muistuttaa missä koulussa ja koulutusohjelmassa hän opiskelee.) Ongelmana mainitaan tiedon leviäminen eri järjestelmiin (wikit) – jotain tietoa näyttää olevan pakko pitää sekä julkisilla ja sisäisillä sivuilla.

Loppuraportti löysi 4+3 kehitettävää teema-aluetta (s. 18/27). Poimin näistä kaksi sellaista aluetta, jotka liippaavat läheltä opetuksen kehittämistä. Aaltolaisille ihmiset ja heidän osaamisensa ovat tärkeitä (s. 19/27). Aalto People, http://people.aalto.fi/, on varsin uusi palvelu, joka vastaa sähköistä käyntikorttia nimineen ja tietoineen. Sinne voi kirjoittaa myös omasta osaamisestaan. Nyt ideana on integroida Aalto People -palvelu Insideen, jotta henkilö tai joku osaamisalue löytyisi helpommin. Kannatettava ajatus!

Kuinka kauas tuo integrointi kantaa? Teemoja toteutetaan vuosina 2012-2015 (s. 6/27). Professori Eero Hyvösen semanttisen webin tutkimusryhmän osallistuminen tuo projektiin mielenkiintoisen lisän. Semanttisessa webissä www-sivujen aineisto on kirjoitettu muodossa, että tietokoneet operoida niillä muodostaen merkityksellisiä yhteyksiä. Perinteisellä www-sivulla voisi lukea, että “Pekka on Ainon isä”. Vaikka ihmisestä asia on harvinaisen selvä, tietokoneelle lause on pelkkä merkkijono. Voimme kuitenkin kirjoittaa semanttisen määrittelyn “isyyssuhteesta” ja kahdesta henkilöstä, Pekasta ja Ainosta. Semanttinen web avaa käyttöömme uusia palveluita. Insiden osalta yhtenä mahdollisuutena nähdäänkin henkilöön liittyvästä materiaalista tuotettavien koostesivujen luominen (s. 19/27). Avoimen datan (“linked open data”) tarjoamiin mahdollisuuksiin opetushallinnossa vastaa saman tutkimusryhmä tutkijatohtori Tomi Kauppinen, joka johtaa rehtorin rahoittamaa Linked Open Aalto -projektia. Tomi on ennen Aaltoon tuloa ollut tekemässä vastaavaa järjestelmää Münsterin yliopistossa Saksassa.

Toinen mielenkiintoinen teema-alue on kohdennettu viestintä ryhmille (s. 20/27). Selvityksen mukaan niin opiskelijat, opettajat kuin palveluhenkilöstö eivät tavoita helposti toisiaan sähköisissä viestimissä. 1990-luvulla “otaxin newssit” olivat käytännössä yksi ja ainoa tapa yhteisölliseen viestintään ja keskusteluun, ja se on onnistui siinä. Nyt tarjontaa on niin paljon, että yksi kanava ei näytä toimivan. Raportti esittää selvitettäväksi, mitä eri viestintäkanavia käytetään. Lisäksi ehdotetaan lisättäväksi tietoa mm. opetussuunnitelmatyöstä. Haluamme siis saada täsmätietoa – ei mikään pieni haaste tässä informaatiotulvassa!

Ymmärrämmekö tässä, mikä on ongelma, jos sellaista ylipäätään on olemassa? Otetaan esimerkiksi tarve tavoittaa erään tietotekniikan pääaineen opiskelijat. (Tässä siis puhutaan suomalaisista perustutkinto-opiskelijoista, koska kansainvälisten ohjelmien opiskelijat ovat hyvinkin tarkassa ohjauksen piirissä. “Suomalaiset opiskelijat ovat heitteillä.”) Pohdimme opettajan kanssa asiaa, miten me tunnistamme kohderyhmän opiskelijan: (A) hän on valinnut pää/sivuaineen ja vahvistanut sen HOPSissa (= henkilökohtainen opintosuunnitelma), jolloin tieto on kirjattu Oodi-järjestelmään ja sieltä saatavissa helposti, (B) hän on suorittanut kyseisen pääaineen kursseja, jolloin Oodi-järjestelmästä haetun suorituslistauksen perusteella voidaan kohteet poimia ATK:n avulla (= automaattista tietojenkäsittelyä: kirjoitetaan pieni koodin pätkä ja painetaan nappia). Lähetimme pyynnön kansliaan.

Vaihtoehto (B) on tietotekninen ja toteuttavissa, mutta valitettavasti se on väärä. Tietotekniikan koulutusohjelman suunnittelija Elsa Kivi-Koskinen vastasi, että HOPSin vahvistamista myydään opiskelijoille sillä, että he saavat tietää silloin pääaineestaan enemmän. Tietojen kaivaminen muulla tavoin murentaa koko prosessia. Kanslia lähettää opiskelijalistat (ylempi kohta (A)) säännöllisesti pääaineiden käyttöön. Tietääkö opettajakunta, että heillä on jo olemassa yhteys pääaineopiskelijoihinsa?

Tietotekniikassa on käytössä Oodin sähköinen HOPS-työkalu. Tässä opiskelija voi kurssitasolla suunnitella tutkintonsa. Silloin se toimii myös HOPS-keskustelujen tukena: opiskelija ja tuutori voivat tulkita, miten suunnitelma on edennyt. Meiltä löytyy paljon mahdollisuuksia ja tarvittaessa myös tukea. HOPSiaan saa muuttaa ja niin pitääkin tilanteiden muuttuessa, mutta se on pidettävä ajan tasalla. Se helpottaa myös teknisiä toimia, kuten opintojen ryhmittelyä ennen valmistumista. Perustieteiden korkeakoulun opiskelijoiden ohjaus pohjautuu kurssimuotoiseen HOPSiin opiskelijan työkaluna omien opintojen sujuvaan suorittamiseen.

Jukka Parviainen,
Opiskelijoiden haltuunotto -hanke, SCI

PS. Opiskelijoiden haltuunotto -hankkeemme löytyy vain Insidesta, käy intrassa:
https://inside.aalto.fi/display/fisci/Opiskelijoiden+haltuunotto+-projekti