Innovaatiopalvelumallin kilpailutus julkisella puolella

IT-innovaatiopalvelun on tarkoitus olla jotain uutta ja erilaista. Tapa tehdä innovatiivisia ideoita luovasti, ketterästi, tehdä kokeiluja, toimi “high risk high gain”-periaattellaa ja reagoida nopeasti tarpeisiin. Innovaatiopalvelua kehittäessä koettiin lamppujen syttymisiä moneen kertaan. Tapa ryhtyä tekemään palveluita ja lähestyä aihetta oli jotain uutta.

Samalla myös kertauksena, ettei IT-innovaatiopalvelu sovellu kaikkiin palveluihin, vaan luovimpiin ideoihin.

Minun työkseni jäi pohtia miten tämä saadaan kilpailutuksen muotoon. Puitesopimus, jolla voidaan tilata nopeasti ketterällä ohjelmistokehityksellä tapahtuvia töitä. Puitesopimus, jossa avainasemassa on laadun tilaaminen. Ei ole takuuta, vaan tilataan mahdollisimman hyvää ja tehokasta osaamista käytettyä euroa kohti, jonka työn ohjauksesta me itse vastaamme.

Ensimmäiset ideat? Helppoa, homma on hoidettu kuukaudessa paperille!

Lokakuussa 2011 kun asiaa ryhdyttiin tutkimaan alkoi problematiikka vasta valjeta. Kerron seuraavassa omia pohdintoja, päätelmiä ja oppimista siinä kronologisessa järjestyksessä kun muistan:

  • Jos haluamme käyttää samaa tiimiä töihin, joutuu toimittaja varaamaan tämän tiimin käyttöömme koko ajaksi.
  • Haluamme kuitenkin tilata töitä lyhyellä vasteajalla, jolloin näiden kahden summa muodosti tilanteen, jossa toimittaja joutuisi pitämään yhtä tiimiä koko ajan varattuna meille. Keskustelut eri toimittajien kanssa ja asian tutkiskelu paljasti, ettei kyseessä olisi kovin halpa malli.
  • Jos käytämme osittain samaa tiimiä, jossa ydinjäsenet pysyisivät samana, jottei aina tarvitse opetella uutta mallia. Tämä voisi olla toimittajalle joustavampaa. Todellisuus osoittautui kuitenkin hieman haastavaksi, koska tässä hyvin erikokoiset firmat olivat eri lähtökohdissa, joka vaikuttaisi huomattavissa määrin hinnoitteluun.
  • Äh! Etsitään vain osaava toimittaja, ainahan heilläkin on uuden asiakkaan kanssa sama problematiikka ja he ovat ammattilaisia “asiakkaan haltuunotossa”. Päätettiin karsia pois vaatimukset samoista tiimin jäsenistä.
  • Peruskriteeristö osaamiselle saatiin raavittua kasaan, jossa päätettiin jakaa osaaminen kahteen kategoriaan: Vanhempi softakonkari ja nuorempi ohjelmoija. Lisäksi tiimille yhteisiä vaatimuksia kirjattiin, kuten nyt kilpailutettavan, Atlassian Confluencen, osaaminen.
  • Reality sets in, tarjouspyynnön ja sen 9 liitetteen työstäminen alkaa. Paljon opeteltavia asioita itsellekin, jotta voi työskennellä tehokkaammin.
  • Codento järjesti mahtavan tilaisuuden julkisen puolen hankinnoista, jossa keskityttiin ketterän ohjelmistokehityksen kilpailuttamiseen. Töitä esiteltiin muutamien toteutusten perusteella. Sitran kilpailutus on näistä ehkä eniten medioissa huomiota saanut (linkki). Codenton järjestämä tilaisuus oli yksittäinen tässä hankkeessa oppimisen, verkostoitumisen ja heureka lampun syttymisen hetkiä. http://opencorporatesite.posterous.com/
  • Sitran ja muutaman muun tahon kanssa vaihdettiin sähköposteja, miten kukin olivat tapauksensa hoitaneet. Tästä ja mm. Sitran blogin lukemisesta tuli paljon hyviä ideoita.
  • Tässä vaiheessa on hyvä muistuttaa, että me olemme tekemässä puitesopimusta, jossa ollaan ostamassa monta toisistaan täysin eriävää toteutusta, joka yksistään asettaa riman korkealla. Samalla tuli huomattua, että taidetaan olla tekemässä tätä ensimmäistä kertaa hankintalain puitteissa Suomessa.
  • Castren&Snellman oli hoitanut Sitrankin tapauksen sopimus ja kilpailutuspuolta, joten sieltä löytyi luonteva kumppani myös meidänkin tapaukseen.
  • Mallia työstäessä huomattiin, että ehkä pelkkä sopimussakko ei ole hyvä tapa edetä, vaan onnistuneista hankkeista tulisi myöntää bonus toimittajalle. Tämä mahdollistaa tarjousta tehdessä toimittajan itsearvioinnin omasta onnistumista ja ottaa tämä huomioon hinnoittelussa sekä varmistaa parempia tuloksia kun projekteja aletaan tehdä.
  • Kilpailutusta muokattiin siihen suuntaan, jota olimme ajatelleet, mutta emme saaneet ehkä paperille yksiselitteisesti C&S:n kanssa yhteistyössä. C&S:stä oli iso apu lakipuolessa. Meidän substanssin ja heidän laki- sekä sopimusosaamisen yhdistämällä saatiin huomattavasti parempi lopputulos.
  • Useiden iteraatioiden jälkeen oli iso läjä paperia kasassa, joka simuloinninkin jälkeen vaikutti mahdolliselta onnistua. Oli hauska huomata, miten paljon vaivaa tähän mennessä on nähty iteraatioden, kirjoitus ja ajatustyön muodossa, että uskalletaan laittaa kilpailutus ulos.
  • Nyt eletään mielenkiintoisia viimeisiä päiviä ennen kilpailutuksen julkaisemista.

Tässä lyhyt kuvaus kuinka kilpailutus etenee julkaisusta eteenpäin:

Toivomme kilpailutukseen osallistujilta avointa mieltä ja rohkeutta. Toivomme myös, että monet osallistuvat kilpailutukseen ja löydämme tästä joukosta toimittajan, josta tulisi pitkäaikainen kumppani näiden ketterien ja mielenkiintoisten toteutusten tekijöinä.

Aalto-yliopiston tutkijat ja opiskelijat ovat osoittaneet mielenkiintoa mallia kohtaan, mikä mahdollistaisi erittäin mielenkiintoisten ryhmien tekemisen tulevaisuudessa valitun toimittajan kanssa. Malli on rakennettu niin, että ensimmäisten tapausten täytyy onnistua, jotta lisätilauksia tehdään. Tämä on sekä meidän Aalto IT:ssä intressi, että myöskin valitun toimittajan.

Suurkiitokset Jukka Kataiselle Aalto IT:n hankinnoista, joka on Aalto IT:n puolelta vastannut hankintaosaamisesta, missä blogin kirjoittaja on toiminut substanssin edustajana.

Näin puolivälissä matkaa voisi todeta, että ketterän sovelluskehityksen kilpailutus julkisella puolella on vaativaa ja varsinkin sellaisen puitesopimuksen tekeminen asettaa aikamoisia haasteita. Hankintalakia ei ole pohdittu ketterän sovelluskehityksen näkökulmasta, joten tiettyjä hyviä ideoita jäi kilpailutuspaperin ulkopuolelle, joita toivittavasti voidaan hyödyntää tulevassa kumppanuussuhteessa toimittajan kanssa.

Mitäs sitten saatiin aikaiseksi?

Kilpailutuspaperi, jossa laadulla on 60% painoarvo ja hinnalla 40% painoarvo. Laatua pyöriteltiin monesta eri vinkkelistä, mm. miten työn tehokkuutta voidaan mitata kannustimen vinkkelistä, koska SCRUM-mallissa tiimi määrää itse otettavan työmäärän. Tiimi tulee pääosin toimittajalta, joten tätä arvioitaessa on pieni luonnollinen ristiriita.

Laatua tullaan arvioimaan erityisesti onnistuneista asiakkuussuhteista, näiden jatkuvuudesta sekä kyvykkyydestä ylläpitää ja valmentaa tiimiä.

Kuten aina työelämässä, tämä ei ole ainut tärkeä asia, joten työtä on jouduttu pilkkomaan paljon muiden kiireiden vuoksi ja sisäisestikin on aiheutettu rinnakkaisuudella viivästymistä vuoden 2011 lopun tavoitteesta. Matkalla on kuitenkin opittu erittäin paljon ja tätä samaa mallia voidaan lähes tällaisenaan hyödyntää seuraavaan kilpailutukseen, jossa on tarkoitus kilpailuttaa tapa tehdä muitakin kuin web-sovelluksia 🙂 Joten oppi, onnistumiset ja epäonnistumiset eivät tässäkään tapauksessa mene hukkaan. Jo tähän mennessä on kertynyt allekirjoittajalle lisää verkostoja, oppia ja osaamista kilpailutuksesta.

Vaikka malli toimiessaan onkin ketterä ja taipuisa, niin ikävä kyllä mallin rakentamista kahlitsee julkisen puolen hankinnan laki. Varmasti kaikki osapuolet olisivat tekemässä töitä pilottien kautta 3 kuukauden kilpailutuksen jättöaikojen sijasta 🙂

Kun kilpailutus on saatu pakettiin, oma roolini tulee olemaan varmaan enemmän taka-alalla ja jotenkin on haikea olo muihin tehtäviin siirtyessä. Miksi? Eihän kilpailutus voi niin kivaa olla? Ei se olekkaan, mutta tiedän, että IT-innovaatiopalvelusta tulee jotain mahtavaa kun byrokratia on saatu hoidettua!

Moikka,

Meillä olisi tarkoitus pistää ulos huomenna ketterän softakehityksen puittari kilpailutukseen.

Ajattelin, että kertoisin blogissani seuraavaa Codentosta:

”Codento järjesti mahtavan tilaisuuden julkisen puolen hankinnoista, jossa keskityttiin ketterän ohjelmistokehityksen kilpailuttamiseen. Töitä esiteltiin muutamien toteutusten perusteella. Sitran kilpailutus on näistä ehkä eniten medioissa huomiota saanut (linkki). Codenton järjestämä tilaisuus oli yksittäinen tässä hankkeessa oppimisen, verkostoitumisen ja heureka lampun syttymisen hetkiä.”

Ajattelin vain, että on hyvien tapojen mukaista kysyä tästä, vaikka tuo onkin pelkkää plussaa teille J Teksti saattaa hieman muuttua, kun oikoluen ja järjestelen koko blogipostin lopulliseen muotoonsa.

Jos ei ole mitään sitä vastaan, niin pistän linkin vielä tulemaan koko postiin, kun se on valmis.

yt,

Tomi Lamminsalo
IT Service Excellence Leader

Aalto-yliopisto / IT
tomi.lamminsalo@aalto.fi
p. 050 314 1544

http://fi.linkedin.com/in/tomilamminsalo