Case: Vierumäki

Viestintä on keskeinen osa mitä tahansa vakavasti otettavaa organisaatiota. Sain aamulla sähköpostiini viestin, missä käsiteltiin Vierumäen retken muuttunutta ajankohtaa. Se myös osoittaa, että Aallon sisäinen viestintä voisi toimia tehokkaamminkin.

Vierumäen retki siis on Aallon henkilöstölle tarjottu virkistäytymisretki, jolle piti ilmoittautua aikaa sitten. En ole ilmoittautunut mihinkään moiseen, siksi minua yllättää saada tarkennuksia moiseen tapahtumaan. Kuten ystäväni totesi kertoessani tästä: “Jopa ainejärjestöt osaavat kerätä ilmoittautuneiden sähköpostiosoitteet.”

Sinäänsä yksi sähköposti lisää ei varsinaisesti haittaa elämääni, vaikka se on täysin turha. Vielä enemmän minua hämmentää viestin välitystapa. Viestiä ei lähetetty suoraan minulle, vaan laitoksen sihteerille — joka sitten välitti sen eteenpäin minulle.

Miksi tästä sitten murjottaa? Noh, ensimmäinen asia tietenkin on, että tämä on turhaa työtä sihteereille. Jos oletetaan, että tuollainen sähköpostin läpilukeminen ja lähetys eteenpäin vie kolme minuuttia, niin 20 ihmistä käyttääkin siihen tunnin. Se isompi ongelma tosin on, että lähettäjä ei voi olla varma viestin perille menemisestä. Mitä jos sihteerille olisikin kesäflunssassa?

Ehdotan kahta olennaista toimenpidettä. Ensinnäkin, Aallon henkilökunnalle pitäisi pystyä lähettämään sähköpostiviesti ilman välikäsiä. Ehkä jopa koulutasoille? Toivoisi, että Aallon henkilöstöjärjestelmät pystyisivät moiseen toimenpiteeseen. Toiseksi, Aallon laajudella tulisi pyrkiä rajoittamaan turhien sähköpostiviestien lukumäärää ja kohdentaa viestit tarkasti niille ryhmille, joille ne kuuluvat.

Kirjoittaja on kesätöissä perustieteiden korkeakoululla. Hän kuvailee muutamia Aalto-kokemuksiaan tässä anonyymissä blogissa. Ennakkotiedoista poiketen tarina käsitteli viestintää, seuraava tarina kuvaa tietotekniikkapalveluita.