Case: Aalto-Pilvi


Miksi

Verkko pullistelee erilaisia palveluita, ja henkilökunta ja opiskelijat haluavat kokeilla ja ottaa käyttöön uusia toimintoja spontaanisti. Haasteena tässä kuviossa oli tietoturva-arviointien puuttuminen ja palveluista tiedonsaaminen yleisesti. Palveluiden käyttöehtojen lukeminen on monelle raskasta ja IT:n palveluluettelo ei vastannut kaikkiin käyttäjien kysymyksiin ja tarpeisiin. Lisäksi sisäiset forumit koettiin yksisuuntaisiksi, kankeiksi ja käytettävyydeltään huonoiksi.

Kevään 2011 aikana tapasimme usein pohtiaksemme erilaisia lähestymistapoja saadaksemme tilanteen hallintaan ja samalla auttaa koko yliopisto-yhteisöä. Lopulta päädyimme AaltoPilvi-sivustoon, jolla voimme markkinoida omia palveluitamme, sekä samalla ohjeistaa julkisten pilvipalveluiden käyttöä. Sivusto on talkootyönä tehty ja lukuisten tekijöidensä näköinen. Kaikkien osapuolten toiveet ja tarpeet on pyritty ottamaan huomioon, joka ehkä näkyy lopputuloksessa – hyvässä ja pahassa 🙂

Pilvipalveluiden, useimmiten sosiaalisen median, käytön kieltäminen ei ole tätä päivää, joten lähestymme asiaa tiedottamisen ja ohjeistuksen kannalta. Keräämme tietoa palveluista yliopiston näkökulmasta ja huomautamme mahdollisista ongelmakohdista (kts. Dropbox). Tavoitteena on auttaa löytämään suuren tarjonnan joukosta sellaiset palvelut,  jotka parhaiten sopivat aaltolaisten käyttöön ja samalla ohjata käyttäjiä samoihin palveluihin. Pilvipalvelujen käyttö ei ole lähtökohtaisesti pois Aallolta. Päinvastoin – hyvät palvelut täydentävät Aallon omaa tarjontaa. Tulevaisuudessa ratkaisut tulevat varmasti sekoittumaan ja kustannustehokkaat ratkaisut voivat hyvin olla hybridejä,  joissa osa palvelua on ulkoiselta tarjoajalta ja osa omaa infrastruktuuria.

Miten

AaltoPilvi-sivusto on auki koko maailmalle, mutta kommentointi on toistaiseksi jätetty pois, lähinnä koska emme ehtisi reagoimaan wikiin annettuihin kommenttoihin. Pilvipalvelut aiheena herättää voimakkaita mielipiteitä ja emme pysty seuraamaan keskustelua, tarvittaessa puuttumaan väärään tietoon, tai pahimmassa tapauksessa poistamaan epäsopivia kirjoituksia. Ehdoton tavoitteemme on olla suosimatta mitään tahoja, vaan opastaa palveluihin, joita käytetään ja joista uskomme olevan yliopistolaisille hyötyä. Muut yliopistot saavat hyödyntää materiaalia ja ovat jo hyödyntäneetkin sivujen ohjeita.

Aaltolaisille tarjottiin mahdollisuutta luoda palvelukohtaisia sivuja. Tarjottu mahdollisuus luoda palvelukohtaisia sivuja osoittautui toimimattomaksi. Kynnys Wiki-sivun tekemiselle on liian suuri, valmiista sivupohjasta huolimatta sivujen ulkoasu olisi mitä sattuu ja labeleiden käyttö olisi villiä.

Tällä hetkellä sivuja ylläpitää Vipu-tiimi, jolle ohjautuu sivujen kautta lähetetty palaute. Vipu-tiimi tutustuu palveluun. Jos koetaan, että vastaavaa palvelua ei ole tai palvelu toisi lisäarvoa käyttäjille, palveluehdotus ohjautuu Aalto-yliopiston tietoturvaryhmälle. Tietoturvaryhmä tekee palvelulle kevyen auditoinnin tietoturva- ja tietosuojariskien suhteen. Lopullisen sivun tekee Vipu-tiimi.
Sisällön kommentointiin osallistuu tarvittaessa muita tiimejä. Sivujen kuvauksissa pyritään aina kertomaan, miten palvelua käytetään yliopistossa tai miten palvelua voisi käyttää opetuksessa ja tutkimuksessa. Listauksen arviointeja pitää tarkistaa aika ajoin. Pilvipalvelut elävät huimaa vauhtia ja jo muutaman kuukauden ikäinen arviointi voi olla virheellinen. Sen johdosta käytämme myös linkkejä palveluntarjoajien omiin ohjeisiin.

Itse sivusto on tehty Confluence-wikin päälle. Sivuille lisättyjen avainsanojen (labelien) avulla palvelut listautuvat etusivulla oikeisiin paikkoihin automaattisesti . Teknologia tuo mukanaan tiettyjä rajoituksia sivujen ulkoasuun, mutta toivomme että sivustosta on apua!