Behind the scenes: Planning the ARENA Career Fair

What’s happening within the ARENA team before the Fair day? The planning of the next fair starts right after the previous fair and planning the fair is a yearlong process. You can take a sneak peek behind the scenes through my diary of planning the ARENA 2018:

9.11.2017

The whole team is anxious to read the feedback and go through the fair day. We gather up in the Main Building and happy chatter fills the entire floor. The day was so great!

There is a lot of cleaning to do, but first we have to open the feedback boxes, and read them together. A bit of laughing, annoyance, joy and excitement is in the air at the moment! From the first look at the feedback, we’re left with mixed feelings. We read that some think the fair was too crowded, others that it was too quiet. Some exhibitors feel that they didn’t have enough students visiting their stand, some students say that the exhibitors were not welcoming enough or would only refer them to the website. Some parts of the program get amazing reviews and some ask for stuff that we already have in the program. Many of the students and exhibitors still send special thanks and complements! One group that sends only great comments are the student contact persons, what a pleasure to read those reviews!

Now it’s time to do some serious cleaning and go see the firemen put back the chairs to the Assembly hall…

31.11.2017

We’ve collected all the feedback and analyzed them properly and actually we had very pleased customers and students this year! I have also carefully read the improvement suggestions and my head is already spinning with new ideas… Now it’s time to book a time for the karonkka for the whole ARENA team. At the karonkka we go through the ARENA 2017 carefully, I present the feedback and suggestions and we agree over the details of the ARENA 2018. That is going to be the best ARENA ever!

14.2.2018

First actual steps towards the ARENA 2018 are taken now when the bidding process of the fair constructor begins and we start to plan the visual identity with the graphic designer. I also plan to go through the entire website to make sure that the texts are up to date and in line with the new systems and plans. I also get to write out and design some new services as we are going to take new additional services into the program, based on actual feedback from the students and exhibitors of course!

Videos, videos, videos! This month involves some hardcore learning experiences through building a video from fair pictures and trying to find free-to-use music. However, the hours spent can’t be wasted as it’s always good to try something new and the videos are soooo cool!

9.3.2018

Benchmarking is such a good way to think beyond the normal standards. Annemari and I are attending a fair at the Messukeskus to check out the signposts, fair map layout, fair program and fair app! Moreover, I must say we are amazed about how few signposts they have. Yet people seem to manage to find the toilet and the venue for the lectures… Gives a lot to think about for us and I think you are about to see much emptier walls this year!

21.3.2018

We just got the first draft of the new visual identity of the fair and it is so good! I love it that it is so different from last year. It has many dimentions and is very 3D. Annemari absolutely loves it too! I was expecting a long discussion and many emails back and forth, but this suggestion got accepted straight away. That must mean that it is nothing but great, right?

10.4.2018

I am a master spy… We have an ambitious plan of sending out invitations to all the organizations who have ever attended the ARENA Career Fair. This means some spying and a lot of manic scrolling for me. But how cool it would be to attract some “old” clients back here for the last year in Töölö!

And next?

Now is almost the time to reveal the ARENA Career Fair 2018 to the potential employers and start the marketing. I hope to get all our beloved regular customers, even more startups and SME companies and some returning exhibitors at the fair!

Next, I will start to plan the student marketing and take care of the practicalities for organizing the actual fair. I have some new tools for the student marketing this year, so I am anxious to see how you respond.

We are aiming for offering the exhibitors and the students a grand finale at the Töölö premises! It is going to be the best ever, see you there!

 

Milja Koski
Event Coordinator, ARENA Career Fair
milja.koski@aalto.fi

Plan your future

Planning your career and future is a rewarding and interesting process that you should start during the early stages of your studies. There is no career choice that suits everybody; draw up your own plan in accordance with your own values and needs. Your career plan will probably change as you become more self-confident and get more work experience.

Aalto students were asked five years after graduating, what skills they regarded as most important in their work. Besides the theoretical knowledge obviously needed from one’s study field, the skills needed to succeed are soft skills: negotiating, teamwork, presentation, communication, leadership and project management skills and generic knowledge of legislation and business basics. (Uraseurantaraportti by Aalto Career Services). Of course, you need to be a person whose skills can be easily put to use on projects.

Research shows that self-efficacy is a good predictor of career-decidedness. Self-efficacy is a task-specific self-confidence. In career planning it means how one perceives and believes one’s abilities to successfully explore careers and make successful decisions.

Outcome expectations are the anticipated results of exploring careers and making decisions (e.g., that career exploring, collecting information, organisation and persistence will help one to make a better decision).

Self-efficacy and outcome expectations motivate the goals (choice of activities, intention to perform) and predict actions (implementation of decision-making behaviors, activity choices, effort and persistence). High self-efficacy promotes positive outcome expectations, because those who are more confident in their skills are likely to be optimistic about making good decisions and achieving the things they value.

To improve your self-efficacy, set clear, specific and appropriately challenging goals and recoqnize small successes. Watch others: you learn by observation of models of other people. Reflect on your past accomplishments and have a can-do attitude.

Plans for the future

  • Know yourself, reflect on your learning, ask for honest and explicit feedback.
  • Recognize and understand your skills and strengths, believe in yourself. It will get you recruited.
  • Challenge yourself: get out of comfort zone!
  • Make a good CV, portfolio, LinkedIn profile or other job search document and find a way to remind  yourself of updating it regularly.
  • Grow your network: Get to know people, they are your future colleagues.
  • Start with a direction that matters to you.
  • Know your options and the current trends in working life.
  • Understand how companies work when they need new resources.
  • Make decisions and make an action plan.
  • Start today!

Read more about career planning

Seija Leppänen
career counselling psychologist
Aalto University Learning Services, Student Services
seija.leppanen@aalto.fi

Support and guidance for working life – MSc student, apply to Aalto University Student-Alumni Mentoring Program

Did you know that about 70 Aalto University School of Business MSc students participated in the 2017-2018 Aalto University Mentoring Program? It is about half of the whole Aalto Mentoring Program. In addition, this means that around 70 Aalto University School of Business alumni volunteered to help our students in career planning and self-development. Wow!

The mentoring program has long roots in Aalto University School of Business. The program originated from the idea of the student union KY (Aalto University Business Students) to create an interactive relationship between students and alumni in the spirit of the mentoring tradition. A successful pilot project continued in coordination by Alumni Relations and Career Services ever since enjoying the ever-increasing popularity. In 2012, the new Aalto level mentoring program started including all Aalto schools. Aalto University’s Mentoring program utilizes the best practices in the former school-based programs.

The program connects annually up to three hundred Finnish and international students and alumni in Finland and abroad, thus being a unique combination of field-specificity, cross-disciplinarily, internationality and different generations. A huge thanks to all our wonderful alumni for sharing their time, expertise and experience!

What is mentoring?

Mentoring refers to a personal developmental process aimed at increasing an individual’s performance and professional expertise. Aalto student-alumni mentoring is all about open discussion, reflection, sharing experiences, new perspectives and mutual learning. Mentoring truly provides a bridge between studies and working life.

The heart of the entire mentoring program consists of monthly one-on-one meetings of the mentee and the mentor. As part of their relationship, the two parties are able to discuss career-related issues and topics of mutual interest. Alongside the one-on-one meetings, the mentoring program includes joint events, which give participants an opportunity to cross-disciplinary encounters and support for mentoring.

Why participate?

As a student (mentee) you will get support and guidance how to face working life, a chance to improve your job application skills and a unique possibility to build your network among a cross-disciplinary group of professionals.

Read a news story where Aalto University School of Business mentees and a mentor share their experiences from 2017-2018 mentoring program: http://biz.aalto.fi/en/current/news/2018-04-03-005/

Some more experiences:

“Thanks to mentoring, I could broaden my network of professional contacts, find some of my strengths, weaknesses, find my dream job, get hired, and figure out how I want to shape my career.” – mentee 2017-2018

“I’m SO HAPPY that I participated in this program and that I was paired with my mentor!” – mentee 2017-2018

”My mentor helped me to know myself better and become more confident than I was.” – mentee 2017-2018

”I improved my resumee and started building my own network with contacts from local companies. Last but not least, I found a job in Finland.” – mentee 2017-2018

“I was lucky that my mentor was wonderful and super open, with whom it was really easy to talk about everything even more private. I got new perspective on things.”- mentee 2016-2017

“The monthly focus on my own future and working life forced me to think what I want from life and about my own choices. Now I feel that my goals are a bit clearer.”- mentee 2016-2017

”From the mentoring program I had a deep understanding of the working environment of Finnish companies.” – mentee 2016-2017

Grab the chance for this great opportunity!

Aalto University degree students in the Master’s stage are eligible to apply as mentees. In case you are willing to learn and develop yourself and you are ready to commit yourself to mentoring for an academic year 2018-2019 (from September to May), this is a great chance for you! Mentoring program is highly recommended by Career Services.

Application period is 3.4.-3.5.2018.

Mentors are Aalto University graduates, our alumni. It is possible to get a mentor from Aalto University School of Business, or from another Aalto school. Remember to fill in your application form carefully, since it helps us in the matching process. Aalto University School of Business pairs are matched by School of Business Career Services and Alumni Relations.

More information and how to apply

suomeksi http://alumni.aalto.fi/mentorointi
in English http://alumni.aalto.fi/mentoring

Text: Tanja Makkonen, Senior Manager, Career Services of Aalto University School of Business
Photo: Mikko Raskinen

Work shadowing -päivä, tiivis sukellus oman alan töihin

Tällä kertaa Opiskelijaraati pilotoi work shadowing -päivää, yhteistyössä S-ryhmän kanssa. Lotta Nurminen, Kia Rinne ja minä suuntasimme  Ässäkeskukseen Vallilaan, jossa pääjohtaja Taavi Heikkilän puheenvuoro ja aamukahvit pohjustivat päivän. Näihin teemoihin ja lukuihin palasinkin päivän mittaan kehityspäällikkö Mika Hovin kanssa. Lotta tutustui SOK:n henkilöstöpäällikön Mari Junnilan työhön ja Kia seurasi läheltä, mitä S-Pankin henkilöstöjohtajan Merja Reinilän työpäiviin kuuluu.

S-ryhmän partnertoiminta ja toiminnan kehittäminen

Intensiiviseen päivääni Mikan mukana mahtui paljon tapaamisia ja keskusteluja, aiheina mm. yhteistyökumppanuudet, strategia, kilpailukyky, logistiikka, automaatio, hankinta, sponsorointi ja vastuullisuus. S-Galleria ja museo taustoittivat toiminnalle ja kumppanuuksille keskeisiä arvoja, laajuutta ja pitkäjänteistä logiikkaa. Toisaalta kävimme Mikan kanssa läpi uuden toiminnan käynnistämistä ketterästi parissa viikossa ja lean-tyyppisiä nopeita kokeiluja.

Päivän teemassa eli partnertoiminnassa oli paljon yhtymäkohtia graduuni ja kumppanuusverkostojen kasvavaan merkitykseen. Tässäkin keskiöön nousivat eri syvyiset partneruudet, pitkäkestoisuuden edut, onnistuneen yhteistyön edellytyksenä win-win-win, yhteensopivat toimintalogiikat, arvot ja liiketoimintamallit.

Work shadowing -porukan yhteisellä lounaalla vaihdettiin aamupäivän kuulumiset ja näkemyksiä tietosuoja-asioista. Eri porukalla kahvihuoneen kulmalla taas keskustelin sisäisestä viestinnästä ja monitilaratkaisuista. Päivään osui myös kokous, johon osallistuminen oli rajattua. Mikan ollessa palaverissa kävin läpi kansainvälistä yhteistyötä ja sidosryhmiä edunvalvontajohtaja Juhani Ilmolan kanssa. Päivä toimikin tehokkaana perehdytyksenä eri aiheisiin, peilasin S-ryhmän toimintaa opintoihini ja aiempaan kokemukseeni ja sain päivästä lähtökohtia kehittymiselle asiantuntijana.

Work shadowing -päivä kannatti kokea, tällaisia näköaloja harvoin saa yhdessä päivässä.

Entä mitä mieltä Lotta ja Kia olivat päivän jälkeen?

Rekrytoinnit ja henkilöstöjohtaminen SOK:ssa

kollaasiLotta seurasi päivän aikana SOK:n henkilöstöpäällikkö Mari Junnilaa sekä kahta Marin vetämän SOK HR-tiimin jäsentä. Aamukahvin jälkeen hän siirtyi Ira Kuivalaisen kanssa HR-osaston tiloihin, jossa tapasi muutamia muita HR-tiimiläisiä ja pääsi tutustumaan tarkemmin toimiston työtiloihin. Päivän aluksi käytiin läpi Lotan taustaa sekä odotuksia päivää kohtaan. Muuten aika kului pitkälti erilaisiin palavereihin osallistumalla.

HR-tiimin ja IT-palveluiden GDPR-aiheisessa kokouksessa sai paremman kuvan siitä, miten uusi tietosuoja-asetus vaikuttaa talon sisäisiin ja erityisesti HR:n toimintaan isossa konsernissa. Toisessa palaverissa käsiteltiin S-ryhmän työnantajakuvaa, sähköistä työnhakulomaketta ja kehityskohtia rekrytointiin liittyen. Lotta pääsi myös keskustelemaan tarkemmin S-ryhmän rekrytointiprosesseista ja –käytännöistä HR-tiimissä rekrytoinneista vastaavan Annamari Hennon kanssa. Päivän lopuksi hän perehtyi Marin kanssa yksityiskohtaisemmin henkilöstöpäällikön moninaiseen työnkuvaan.

Lotta summasi yhteen päivän tunnelmat:

– Olen itse kiinnostunut HR-alasta sekä erityisesti rekrytoinnista, joten päivä kokonaisuudessaan oli itselleni oikein antoisa kokemus ja vastasi hyvin odotuksiani. Tuntui ainakin, että sain todenmukaisen katsauksen HR-alalla työskentelevän ihmisen arkeen. Sain myös olla aktiivisesti mukana palavereissa jakamassa omia näkemyksiäni, mikä teki päivästä vielä mielekkäämmän kokemuksen. Lisäksi kaikki seuraamani työntekijät antoivat omaa urasuunnitteluani varten loistavia neuvoja, joista on varmasti hyötyä tulevaisuudessa.

Henkilöstöjohtaminen S-pankissa

Kia puolestaan pääsi seuraamaan S-Pankin henkilöstöjohtaja Merja Reinilän työpäivää. Jo heti päivän alussa kävi selväksi, että henkilöstöjohtajan työ voi aika ajoin olla kiireistä: päivänavaustilaisuudesta lähdettiin suoraan päivän ensimmäiseen kokoukseen. Hissimatkalla Merja ehti kertoa lyhyesti kokouksen taustatietoja sekä sen, mitä päivän aikana tulisi tapahtumaan.

Kokouksen ja lounastauon jälkeen Kia ja Merja ehtivät hieman jutella ennen päivän toiseen ja viimeiseen kokoukseen siirtymistä, vaikka Merjan istuttua työpöytänsä ääreen tuli moni työntekijä vetämään häntä hihasta. Viimeinen kokous loppui etuajassa, minkä ansiosta Kia ehti vielä puolen tunnin ajan kysellä Merjalta hänen työstään ja urastaan.

Kia kertoi, että kokemus oli kaikin puolin positiivinen ja tuntui todellakin, että oli tervetullut seuraamaan työpäivää S-Pankissa:

-Vaikka päivä pääasiassa kuluikin kokouksissa istuen, koin henkilöstöjohtamisesta kiinnostuneena saavani siitä erittäin paljon irti. Kokouksia oli mielenkiintoista seurata, koska niissä käsiteltiin opintojen kautta tuttuja asioita tosielämän kontekstissa. Mahtavaa oli huomata se, että pystyin seuraamaan keskustelua helposti, ja vähän myös jopa osallistumaan siihen. Olen siis oppinut opinnoissani jotakin! On aina myös mielenkiintoista päästä kuulemaan henkilökohtainen uratarina ihmiseltä, joka tekee työtä, jota haluaisin itsekin tulevaisuudessa tehdä. Merjan kanssa jutellessa vahvistui mielikuva siitä, ettei omaa uraansa voi liikaa etukäteen suunnitella: Joskus sitä vain ajautuu tekemään jotain, ja välillä on myös oppimisen kannalta hyvä heittäytyä itselle ennestään tuntemattomaan.

Opiskelijaraadista:
Kauppiksen ulkoisten suhteiden (alumnitoiminta, ura- ja rekrytointipalvelut ja yrityssuhteet) toimintaa on jo vuodesta 2009 lähtien sparrannut opiskelijaraati. Sen tarkoituksena on tuoda opiskelijan näkökulman toimintamme kehittämiseen. Eija, Kia ja Lotta ovat kaikki lukuvuoden 2017-18 opiskelijaraadin jäseniä.

Work shadowing -pilotista:
Toimintatapana work shadowing voisi soveltua monenlaisiin tarpeisiin. Mutta koska tätä ei oltu aikaisemmin kokeiltu, päätimme testata sitä kahden erilaisen yrityksen kanssa keväällä 2018 ja näiden kokemusten perusteella kehittää sitä edelleen sopimaan myös isompien opiskelijamäärien käyttöön.

Teksti: Eija Nyyssönen
Kuvat: Eija Nyyssönen ja Annemari Rautio