Miksi jokaisen yliopistolaitoksen johtajan kannattaa investoida kahvikoneeseen?

Jokainen, jolla on kertynyt jonkinlaista työkokemusta, tunnistaa varmasti mielikuvan työpaikan kahvihuoneesta. Likaisia kuppeja, kahvin jättämiä renkaita pöydän pinnassa, työkavereita notkumassa ja selailemassa sanomalehtiä. Naurua, puheen sorinaa ja kiireisiä askelia jostain kaukaa käytävältä. Työskentelin aiemmin Helsingin yliopistolla Suomen Akatemian huippuyksikössä, jonka johtaja, suuresti arvostamani jo edesmennyt akateemikko, luonnon monimuotoisuuden ja ekologian professori Ilkka Hanski pakotti meidät kaikki ryhmän nuoret ja varttuneemmatkin tutkijat iltapäivisin kahden aikaan laitoksen kahvihuoneeseen. Ilkka oli myös sitä mieltä, että hyvästä kahvista ei tingitä. Mutta oli hänellä tähän tutkimusryhmän traditioon selkeästi myös taka-ajatuksia, jotka ovat paljastuneet minulle vähän erilaisesta perspektiivistä myöhemmin vaihdettuani työpaikkaa.

Kahvihuone ja etenkin kahvikoneen edusta (johon toisinaan kertyy meillä Tietotekniikan laitoksella jonoakin) on paikka, jossa tavata ihmisiä. Voit helposti kysyä ohi mennessäsi kollegalta, missä viipyikään se talousosaston lupaama raportti tai oliko seuraavasta tieteellisen evaluoinnin aikataulusta jo tietoa. Siellä myös meille palveluhenkilöstölle sähköpostiviesteistä tutut akateemisten henkilöiden nimet saavat kasvot. Vaihdetaan ehkä pari sanaa, tutustutaan ja kuullaan, kuinka innostava uusi EU-hanke muuten on, paitsi konsortion projektipäällikkö on kyllä aikamoinen säätäjä.

Kahvihuone on yliopiston palveluhenkilöstöön kuuluvalle tärkeä tiedonjakopaikka ja tukiasema. Uskaltaisin väittää, että (ainakin täällä ruohonjuuritasolla tutkijoiden kanssa työskentelevän) yliopiston palveluhenkilön vuosityöajasta menee suuri osa siihen, kun hän yrittää tavoittaa ja muistutella akateemista henkilöstöä mitä moninaisemmista asioista. Kahvihuoneesta usein saadaan kiinni myös ne ns. ”mustat lampaat”, jotka osaavat ovelasti välttää vastaamasta palveluhenkilön lähettämiin sähköpostiviesteihin tai muihin epätoivoisiin yhteydenottoyrityksiin (toim. huom. kriisitilanteitakin on kahvihuoneissa hoidettu). Kahvikupillista jonottaessa on hoidettu rahoitushakemuksen kiemuroita kuntoon, onniteltu väitöskirjapalkinnon saanutta, kysytty puhujaksi laitoksen tapahtumaan (eli puhtaasti nakitettu) ja joskus ajauduttu kiinnostaviin keskusteluihin mitä arvaamattomimmista aiheista. Perään usein tulee vielä huikattua: Hei, vedä vain minua hihasta, milloin vaan. Täällä ollaan! (Myönnän, joskus olen myös varta vasten mennyt kahvihuoneeseen kyttäämään tiettyä professoria saadakseni jonkun hallinnon asian hoidettua.)

Meidän jättiläismäisen suurella yliopistolaitoksella kahvihuoneen merkitys tiedonjaon tukiasemana korostuu entisestään. Meitä on lähes 500, joten emme millään pysty tuntemaan kaikki hyvin toisiamme. Kahvihuoneessa tapaa todennäköisesti useita sellaisia henkilöitä, joiden kanssa et työtehtäviesi kautta törmäisi välttämättä lainkaan. Nämä satunnaiset tapaamiset saattavat joskus edesauttaa monissa työtehtävissä, jopa kuukausien päästä (esim. voin miettiä, muistanko vielä sen tutkijan, johon törmäsin puoli vuotta sitten kahvihuoneessa ja joka kertoi tutkimusaiheesta X. Meillä olisi nyt toimittaja etsimässä haastateltavaa juuri tuohon aiheeseen). Meillä on laitoksen kahvihuoneissa myös isot screenit, jotta introverteimmätkin saisivat noukittua tärkeimmät laitoksen hallinnon jakamat tiedonmurut kahvikupillistaan odottaessa. Ei tarvitse vaivautua juttusille, jos ei halua. Kahvihuoneessa on tilaa olla juuri sellainen kuin on.

Miten tämä kaikki toimii? No, kaikki rakastavat kahvia. (Ja jotkut meistä ehkä myös teetä. Juoman laadulla ei tässä sinänsä taida olla merkitystä). Kahvi yhdistää meitä aina henkilöstösihteeristä emeritusprofessoriin. Kahvi on jotain arkista ja meille kaikille tuttua. Ja yhteistä on lupa olla kahvitauolla. Myös akateeminen henkilöstö pitää toistaiseksi kahvitaukoja (usko tai älä). Tämä on muuten jotain, josta olen oikeasti huolissani. Ehtivätkö tulevaisuuden nuoret tutkijat ja professorit kahvitauolle vai viekö akateeminen kilpailu, paine ja kiire pidemmän korren? Tarvitsemme yliopistolle ihmisiä, jotka muistuttavat, että kahvitauot ovat olennainen, oikeutettu osa työpäiväämme ja hyvinvointia. Ilman taukoa ei aivot toimi – usko hyvä ihminen Minna Huotilaista, hän tietää (Yle, 2019). Voisin lyödä vetoa, että meilläkin laitoksen kahvihuoneissa on virinnyt tusinoittain uusia yhteistyökuvioita ja tutkimusideoita. Kahvin äärellä on helppoa ideoida luovasti. Luovuus on jotain, jota Aalto myös haluaa vahvasti tuoda elävän strategiansa ytimeen (Aalto-yliopisto, 2022). Väitän, että radikaali luovuus ja tutkimusideat lähtevät kahvihuoneista. Tämä oli sitä, jota Ilkka Hanski ajoi takaa. Myös yhteisöllisyys ja hyvinvointi – käsitteet, jotka usein mainitaan juhlapuheissa – ne realisoituvat yliopiston kahvihuoneissa.

Osa arkipäivän yhteisöllisyyttä katosi maaliskuussa 2020 kun kahvikoneet pantiin kiinni, puettiin maskit päälle ja linnoittauduttiin koteihin etätöihin laitteiden eteen. Korona muutti työpaikkamme yhteisöä ja yhteisöllisyyttä – siinä mielessä, miten me sen aiemmin ymmärsimme. Tilalle tulivat Zoomit, Teamsit ja Meetit. Tuli jatkuva palaverien ja kokousten virta sekä lopulta myös Zoom-ähky, jota muuten yliopistomme professori Niina Nurmi on ansiokkaasti tutkinut (Aalto-yliopisto, 2021). Kahvin juonti onnistuu etänä myös Zoomin äärellä, mutta random-kohtaamiset eivät niin helposti. Minusta luovuudessa ja parhaiden ideoiden synnyssä on usein jotain satunnaista.

Tätä kirjoittaessa näkyy jo hieman valoa tunnelin päässä koronarajoitusten poistumisesta. Kiintoisaa onkin nähdä, palautuuko kahvihuoneen rooli tietotoimistona ja yhteisöllisyyden syventäjänä entiselleen vai joudummeko (tai pääsemmekö) opettelemaan uusia vuorovaikutuksen tapoja laitoksellamme? Kahden koronavuoden ajalta on myös paljon hiljaista tietoa jakamatta ja kuulumisia vaihtamatta. (Kuinka paljon organisaatiomme onkaan nojannut tähän kahvihuoneissa vaihdettavaan hiljaiseen tietoon?) Vaikka epävarmuutta siitä, mitä ”uusi normaali” on, löisin silti vetoa, että laitosjohtaja joutuu edelleen tulevaisuudessakin hyväksyä ostolaskuja, joissa on kuluja kahveista, maidoista, kahvikoneen huolloista sekä varaosista. Loppuun on pakko mainita, että meidän ihana Tietotekniikan laitoksemme osti juuri viime syksyllä uuden ravintolatason kahvimasiinan (se tekee muuten loistavaa espressoa). Ja se ei ole pelkkää hifistelyä, kuten joku saattaisi ajatella. Kahvikoneella on aina se syvempi merkitys.

Savusukeltajia matriisissa. Akateeminen palvelusväki – keitä me olemme?

Yhtenä tämän blogin taka-ajatuksena on valottaa yliopiston palveluhenkilöstön arkea. Voisin väittää, että minulle on kertynyt jo aika hyvä kokemuspohja siitä, mistä koostuu akateeminen palvelusväki. Olenhan itsekin kuulunut siihen jo yli kymmenen vuoden ajan erinäisissä rooleissa. Silti tätä varten piti ihan istua alas ja pohtia. Keitä me oikein olemme ja mitä me teemme?

Monelle yliopiston ulkopuolella akateeminen palveluhenkilöstö ei sano varmaan oikeastaan mitään. Onhan jokaisessa yrityksessä ja konsernissakin toki asiantuntijoita ja sitten ’muita’ eli palveluhenkilöstöä (apua, nyt onnistuin jo toisessa kappaleessa toiseuttamaan meidät). Me palveluhenkilöstöön kuuluvat olemme tosiaan myös ne ’muut’ yliopistomme akateemisille, mutta välillä myös toisillemme. Siihen piirtyy moni uhka, mutta myös mahdollisuus.

Yliopiston palveluhenkilöstö on varsin monitahoinen kokoelma henkilöitä erilaisissa työtehtävissä. On talouden osaajia, projektipäällikköitä, viestintävelhoja ja sihteereitä. Me olemme joukko ihmisiä hyvin erilaisista taustoista ja osaamisprofiileista, mutta meillä kaikilla ei ole välttämättä koskaan mitään yhteistä työasioissa tai emme edes kohtaa toisiamme työarjessamme. Joskus puhumme jopa eri kieltä, emmekä ymmärrä toisiamme (ja nyt en puhu toisesta kotimaisesta tai viittaa siihen aika ajoin viriävään keskusteluun, pitäisikö kaikki kääntää yliopistolla englanniksi) – yksi IT-suomi-IT-sanakirja tänne ja äkkiä, kiitos.

Tällainen eri asiantuntijuuksien ja työroolien diversiteetti isossa yliopisto-organisaatiossa on omiaan luomaan uusia ideoita ja yhteistyötä (kunhan edellä mainitut kieliongelmat on ensin voitettu), mutta myös omia pieniä mikromaailmoja, kuplia ja siiloja (niistä muuten todennäköisesti tulossa lisää myöhemmin tässä blogissa). Meiltä Aalto-yliopistosta löytyy FIS:iä, LES:iä, RES:iä, MIS:iä, COS:ia, HR:ää ja IT:tä. Kun pääset sisään akateemiseen työyhteisöön, sen kovempi tietäjä olet, mitä paremmin kartalla olet näistä tärkeistä palveluakronyymeistä. Tässä matriisin tiukassa syleilyssä olet vielä astetta kovempi, kun tiedät, että BIZ, ELEC, SCI, ARTS, ENG ja CHEM muodostavat nekin jotain suurta yhdessä. Ja sitten on iso U. Saitko kaikki oikein? Jos et, niin älä lannistu, sinulla on aikaa kerätä koko sarja.

Mutta mikä on kaiken tämän akronyymiväen funktio yliopistossa? Palvelut ovat sellaisen tuotannollisen toiminnan seurausta, joka muuttaa niitä kuluttavien yksiköiden olosuhteita (Tilastokeskus, 2022) tai organisoidun toiminnan tuloksena syntyvä aineeton hyödyke tarpeiden tyydyttämiseksi (TEPA-termipankki, 2022). Bingo! Me palveluhenkilöstön jäsenet olemme sekä yliopistoyksiköiden muutosvoimaa että hiljaisia arjen sankareita. Pidämme tutkijakollegoidemme perusasiat ojennuksessa, pyörät pyörimässä ja kulissit kunnossa.

Myönnän, sanaparin ’organisoitu toiminta’ kohdalla naurahdin vähän. Niin sekavalta ja sattumanvaraiselta setiltä tämä ad hoc- työtanssini välillä tuntuu. Ehkä minulle laitostasolla työskentelevänä yleishallinnon höylänä kiteytyy kovimmalla mahdollisella tavalla se, mitä silppu ja säätö ison yliopistolaitoksen hallinnossa ja johtamisessa tarkoittaa. Tulipalojen sammuttelua, viime hetken koppeja ja pelastuksia. Työtä, joka ei usein näy minnekään, josta ei jaeta palkintoja, mutta joka on tuiki tärkeää. Täysin ilman akateemisia savusukeltajia voisi tutkijoille tulla ehkä äitiä ikävä.

Kyllä minulle on vilpittömästi suurimpia iloja työssäni tuottanut se, kun olen voinut tarjota avun tutkijalle. Ja kuulla kainon sanan kiitos. Joskus tämä on vaatinut myös koukkaamista epämukavuusalueelle, jopa toisen palvelupuljun puolelle. Kaiken ajoittaisen turhautumisen arvoista ovat olleet nuoren tutkijan sanat siitä, kuinka hän on arvostanut tukeani ja antamaani aikaa pahimman väikkärikriisin aikana tai hymyjä, joita kohtaa laitoksen käytävillä pitkän äitiysloman jälkeen (minut muistettiin!). Kyllä ihmisten (tutkijoiden) aito kohtaaminen on tämän palvelutyön suola.

Usein palveluhenkilöstön määrä nähdään yhtenä yliopiston onnistumisen mittarina. Mitä vähemmän meitä on, sitä paremmin ovat asiat. Vai ovatko? Eipä siitä sen enempää tänään.

Uusi blogi

Olen Aija Kukkala, Akateeminen koordinaattori ja FT. Jätettyäni oman (lyhyen) tutkijanurani olen saanut jo viisi vuotta katsella akateemista maailmaa takapenkiltä, palveluhenkilöstön roolista täällä Aalto-yliopistossa. Tähän blogiin olen ajatellut pikku hiljaa kerätä ajatuksiani yliopistosta organisaationa, akateemisesta elämästä ja olemisesta, tutkijuudesta ja niissä tapahtuvista jatkuvista muutoksista. Olkoon tämä projekti minulle haaste uudelle vuodelle 2022 – katsotaan, kuinka pitkään pysyn kyydissä.